Produttività in azienda: come ottimizzare i tempi di scrittura da 3 giorni a 3 ore

Tutti produciamo contenuti: anche chi non ha un blog da gestire, un sito da aggiornare o canali social su cui postare ha probabilmente da redigere presentazioni aziendali, scrivere email in modo professionale, presentare report o analisi che riguardano il proprio settore.

Anche se viene fatto per un pubblico più ristretto, si tratta comunque della creazione di contenuti originali, attività che richiede una concentrazione e un impegno superiori alla media.

Quando scrivere contenuti non è la vostra attività principale può capitare allora che sia relegata alle ultime ore della giornata, con risultati non sempre apprezzabili. In questi casi bisogna ottimizzare i tempi di scrittura ed evitare alcuni errori molto comuni, ad esempio:

– aspettare troppo tempo in attesa dell’idea giusta
– raccogliere così tanto materiale da non riuscire a condensarlo in poche righe
– gestire male le priorità lavorative giornaliere ed essere distratti da piccole attività che finiscono per occupare tutto il tempo disponibile

Provo a elencare alcuni accorgimenti che sto provando a sperimentare in prima persona avendo un’attività di scrittura molto più intensa, circa 4-5 articoli al giorno: se bisogna scrivere molti contenuti il tempo è a maggior ragione tiranno e oggi riesco a concentrare in tre ore attività per cui quattro-cinque anni fa impiegavo tre giorni, anche se ho ancora qualche problema sul punto due :-)

Liste di argomenti di cui scrivere

Se dovete generare idee, meglio farlo in blocco e dedicare un po’ di tempo a settimana solo all’elenco di punti interessanti da approfondire. Quando sarà il momento di scrivere basterà attingere da lì.
Io per esempio suddivido una pagina in colonne per ogni argomento che voglio trattare e sulle righe inserisco i diversi canali su cui devo o posso pubblicare i contenuti (siti, blog, canali social, ma anche presentazioni o preventivi per i clienti: anche lì serve una bella dose di creatività).
In questo modo creo una matrice che mi permette una maggiore concentrazione nell’abbinare ogni argomento al canale più adatto.

Non procastinare oltre la mezzanotte

Se scrivere è un piacere magari capita di portarsi del lavoro a casa. Ma anche chi è un freelance, se per quell’ora non ha prodotto niente di buono le probabilità di riuscirci entro la mattina dopo diventano molto scarse: meglio dormirci su e svegliarsi con qualche nuova idea.

Isolarsi dal mondo

Un ufficio rumoroso non aiuta la concentrazione, se possibile meglio coprire il sottofondo di voci e telefoni che squillano con la musica giusta: alta ed energica al punto da far scrivere velocemente e senza distrazioni.
Importante anche spegnere lo smartphone o quanto meno disattivare le notifiche per qualche ora.

Concentrare i lavoretti

Rispondere in tempo reale alle e-mail può essere molto apprezzato da clienti, colleghi e datori di lavoro, ma richiede di essere multitasking, con ritmi difficili da reggere a lungo senza impazzire. Meglio dedicare un periodo preciso della giornata a questa attività, per esempio subito dopo pranzo, e ignorare le notifiche che arrivano in altri orari. Tanto, a meno che non lavoriate al pronto soccorso, non muore nessuno.

Iniziare subito a scrivere

Buttare giù la prima frase che viene in mente e lasciare che il discorso prenda corpo edit dopo edit. Non badare agli errori per non interrompere l’ispirazione. Solo dopo aver finito la parte creativa pensare alla forma e alla correzione del testo. Rileggere comunque tutto con cura per essere sicuri che abbia un senso :-)

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