Quanto può essere complicato gestire un Hotel Program aziendale? È poi così fondamentale? Non è più efficace affidarsi a un pacchetto preconfezionato ma non creato su misura per me?
Risposte di prassi: molto, sì, no.
Risposta oltre lo standard: dipende.
Il concetto può essere sviscerato e applicato ad ogni aspetto della vita: in base agli obiettivi che ci siamo posti, una soluzione sarà più o meno efficace e produttiva.
Se si punta a risparmiare tempo e fatica e a cercare un margine di saving a breve termine con cui “farsi belli” con il capo, un pacchetto di tariffe convenzionate standard è più che sufficiente.
Se, invece, il nostro obiettivo finale è ottenere risultati effettivi sui bilanci travel nel medio/lungo periodo, non possiamo fare a meno di entrare nel mondo complesso e sfaccettato degli Hotel Program dedicati.
Rispondere alla domanda sulle effettive finalità dell’operazione può sembrare banalmente scontato – chi sarebbe disposto ad ammettere che, in certe situazioni, il fine immediato giustifica i mezzi approssimativi? – ma intraprendere la strada del “su misura” implica una serie di prerequisiti essenziali dai quali è già possibile capire se ci conviene andare avanti e non accontentarci.
Qualche settimana fa abbiamo parlato di dati: vi potrò sembrare un disco rotto, ma è proprio da qui che dobbiamo partire. L’analisi dei pernottamenti, delle destinazioni più frequenti e della spesa hotel è il primo passo per guidarci lungo la via.
Dati alla mano, è a questo punto che, sostenuti da un consulente specializzato, possiamo capire cosa ci serve e dove può avere senso parlare di potere contrattuale. Da lì, nasce la nostra Request For Proposal e parte il mastodontico lavoro di contatto e negoziazione con le strutture, fino ad arrivare al poker di proposte finali che, combinate, formano un Hotel Program che porti risultato nel tempo e che sia davvero traducibile in azione efficace.
Gestire tutto questo con le proprie sole forze di Travel Manager può far spavento e non è certo facile. Perché il gioco valga la candela, chiudiamo il nostro appuntamento di oggi con cinque motivi per sentirsi sempre spalleggiati dalla propria Travel Management Company:
- Expertise. Selezionare fornitori travel e gestire negoziazioni è il cuore del lavoro della TMC, chi meglio di lei?
- Potere contrattuale. Insieme al vostro, la TMC gestisce migliaia di altri Hotel Program – oltre che alle negoziazioni per la sua attività di intermediazione quotidiana.
- Networking. È del settore e ha tutte le conoscenze per arrivare anche dove l’azienda media non riesce ad immaginare.
- Tempo. Il tempo è denaro e quello speso per offrire consulenza al Cliente è l’unico concepibile per la TMC: quando non ne hai per contattare una base utile di fornitori, la TMC entra in gioco con le risorse giuste per gestire anche questa fase.
- Benchmarking. Valutare le proposte tenendo presente il quadro che la TMC ha a disposizione e i riferimenti pertinenti per fare paragoni aiuta a proporre un risultato finale efficace.