A inizio anno si usa, spesso, programmare in agenda una serie di meeting di controllo, di feedback o di analisi, che spesso vengono disattesi dai partecipanti o che non sono necessari.
Realizzare un incontro “solo perché era sul calendario” è un modo sicuro di perdere l’interesse del team, oltre che perdere tempo. Se poi non c’è la ben che minima interazione per risolvere un problema o prendere una decisione, allora l’insuccesso è garantito.
Un modo alternativo per condurre degli incontri, oltre che avere ben chiaro un ordine del giorno e quindi stabilire obiettivi chiari e misurabili, sono le video conferenze.
Per rendere questi incontri il più produttivi possibile è necessario delineare bene di che cosa si intende discutere, prima, durante e dopo il meeting. Sarà sufficiente una nota di invito del motivo per cui si convocano i partecipanti e stabilire una precisa agenda dell’incontro.
Il vantaggio di un virtual meeting è inoltre quello della breve durata (max 30 minuti), che mette i partecipanti nella condizione di tenere alta l’attenzione sugli obiettivi delineati, e di avere precisi spazi in termini temporali per la raccolta dei feedback. In pratica non si sentono “discorsi inutili” o “giri di parole” che rischiano di rendere inefficace l’incontro stabilito.
Il virtual meeting, infine, permette di conciliare gli orari di lavoro un po’ di tutti i collaboratori che magari sono basati in altri paesi e con altri fusi d’orario. Sono diversi, infatti, gli strumenti di connessione tecnologica che permettono di gestire questi meeting, non solo come “voce” ma anche come interazione visuale. Ecco perché è consigliato connettersi utilizzando tutti la stessa tecnologia. Sarebbe un grave errore se solo alcuni potessero vedere delle proiezioni a video; gli altri rischierebbero di annoiarsi o peggio di sentirsi esclusi durante la conversazione.
Questi strumenti permettono anche di tenere impegnati i partecipanti dell’incontro con opzioni di sondaggio o live chat per richiedere, in tempo reale, opinioni e feedback sui problemi chiave del meeting.
Secondo la ricerca “Success Factors of Top Performing Virtual Teams” di OnPoint Consulting, si dimostra che i team virtuali sono addirittura più performanti, a patto di investire anche in formazione adeguata per rendere efficaci questi momenti di incontri, sviluppando anche le giuste abilità ai processi decisionali.