Nella prima parte di questo articolo, abbiamo iniziato ad analizzare il rapporto tra Core PCO e DMC. Qui, invece, ci concentreremo sulle aspettative reciproche delle due parti.
Ciò che un Core PCO s’aspetta da una DMC
• Un forte rapporto con le istituzioni locali
• Un solido legame con il Comune, la società di trasporto pubblico, l’ufficio del turismo, ecc. È un fattore chiave per un congresso internazionale in termini di sicurezza, sconti, promozioni e, ove possibile, finanziamenti.
• Una “mano in più” per i sopralluoghi locali
Un PCO si aspetta di avere il pieno supporto durante i sopralluoghi, in particolare per quanto riguarda la viabilità locale, i luoghi di socializzazione, le site inspection d’alberghi, le degustazioni di menu, e così via. Lo scopo è quello di consentire al cliente / PCO di sperimentare l’essenza stessa della destinazione.
• L’offerta di un sopralluogo gratuiti o uno sforzo per limitare i costi il più possibile
La quantità di servizi richiesti alla DMC potrà ovviamente avere un’influenza, tuttavia è sempre molto apprezzato avere alcuni servizi a titolo gratuito (per esempio i mezzi di trasporto). Per i fornitori locali, il sopralluogo è un modo per farsi conoscere dal PCO e può essere considerato una sorta di investimento per future collaborazioni.
• La visione dei congressi passati come input per i successivi
I congressi ricorrenti aiutano sempre a promuovere la destinazione successiva, quindi il sostegno e la presenza della DMC è fondamentale per sponsorizzare la città ospitante tramite mappe, materiale turistico e informazioni.
• Una chiara comprensione del ruoloLa DMC dovrebbe agire come partner al PCO, visto che quest’ultimo – e non il committente – sarà il suo contatto principale. Le ragioni sono essenzialmente due: da un lato, ciò rappresenta un codice comportamentale corretto e, dall’altro, permette al PCO di avere una visione completa dei servizi e del budget. Tenete a mente che un Core PCO conosce gli standard e i desiderata del cliente, e, infine, il cliente di solito preferisce avere un solo contatto principale.
• La trasparenza dei costi nella presentazione delle offerte
Questo è un punto cruciale. questioni di bilancio sono la preoccupazione principale del cliente come del PCO; pertanto, essere trasparenti è la base imprescindibile del rapporto.
• Il rispetto del contratto economico stabilito dal PCO
Una volta che la DMC è definita ed è stato impostato l’accordo finanziario, è importante che la DMC vi si attenga.
• Facilitare la promozione del Congresso a livello nazionale
Ogni volta che è possibile, e se la DMC ha familiarità con la stessa area tecnica o scientifica del Congresso a livello nazionale, condividere questa esperienza con il CPO e con le reti è un grande valore.
• Un notevole potere di negoziazione con i fornitori locali
Su questo si basa la relazione tra PCO e DMC, non solo perché può essere proficuo ai fini del budget, ma anche perché può risolvere qualsiasi problema o complicazione che possa sorgere nel corso dell’evento.
• Una chiara comprensione delle esigenze del PCO
La DMC deve sempre cercare di realizzare tutto ciò di cui il CPO ha bisogno comprendendone esattamente le richieste e gli obiettivi.
• Un aggiornamento costante da parte della DMC per ciò che riguarda i servizi eseguiti (cioè prenotazione di camere d’albergo, conferma di tour, etc.)
Quando ci sono aggiornamenti costanti su questi processi, ciò significa che la DMC ha un perfetto controllo sui servizi eseguiti e aiuta il CPO a tener sott’occhio il bilancio e a informare i clienti sullo stato di avanzamento del congresso.
Che si aspetta da una DMC un Core PCO
• Ricevere i dati dei congressi precedenti
Conoscere in anticipo le caratteristiche dei congressi precedenti consente alla DMC di pianificare scrupolosamente tutte le attività; per esempio, la selezione dei fornitori di servizi più idonei. Un PCO deve sempre condividere questi dati con la DMC!
• Partecipare alle riunioni tra il Core CPO e il cliente finale
Questo aiuterà la DMC a comprendere meglio le esigenze del cliente, e di conseguenza, a dar supporto alla PCO.
• Essere a conoscenza del budget previsto per i servizi DMC
È uno spreco di tempo sia per la DMC, o per la PCO non ricevere chiare indicazioni di budget.
• Essere considerata un partner e non solo un fornitore
Lavorare in un ambiente di fiducia è una situazione win-win sia per il DMC come per il PCO dato che ciò andrà a beneficio del cliente finale che riceverà un servizio migliore.
• Essere tempestivamente aggiornati sulle tendenze del congresso
La DMC deve essere sempre aggiornato sulle tendenze del congresso per svolgere meglio i compiti richiesti, soprattutto per ciò che riguarda iscrizioni, sponsor confermati, etc.