Alcune organizzazioni, tra le quali AIM Group International, in base alle esigenze del cliente possono fungere da PCO (Professional Congress Organizer), Core PCO (PCO a lungo termine per le Associazioni), o DMC (Destination Management Company).
Il rapporto tra Core PCO e DMC spesso solleva considerazioni su aspetti come l’efficacia della loro cooperazione, o se questa possa costituire un reale valore aggiunto.
Basandoci sulle esperienze maturate, questo scritto si concentrerà sulle diverse questioni correlate come il ruolo di una DMC locale come «esperto locale», su come un PCO può lavorare con una DMC e su quali siano le aspettative dei clienti.
Perchè una DMC locale è un valore aggiunto per un Core PCO
• Una DMC locale conosce meglio la destinazione
Un PCO esperto sa come organizzare eventi in tutto il mondo, ma un sostegno forte da un “esperto locale” può essere utile per familiarizzare con molte caratteristiche di una nuova sede che l’accoglierà – come le attrattive, i punti deboli e quelli di forza – e per facilitare i contatti con le istituzioni locali. Una DMC locale fornisce la conoscenza della destinazione e “diventa” il collegamento di cui si aveva bisogno.
• Una DMC locale conosce i fornitori locali
Una DMC può aiutare un PCO trovare i migliori fornitori a disposizione, in base alle eventuali esigenze di grandezza e al tipo d’evento, e può dare consigli su tutti gli aspetti logistici; inoltre, per le relazioni che ha maturato, ha un forte potere di negoziazione.
• Una DMC locale conosce usi e costumi locali
Quando una DMC ha un “tocco locale”, può aiutare un PCO a collegarsi facilmente con il Comitato Organizzatore Locale, e a capire le esigenze che ci sono, man mano che il PCO arriva a conoscere le abitudini e costumi locali.
• Una DMC locale evita perdite di tempo e denaro
La DMC seleziona fornitori e servizi idonei a creare un’offerta mirata alle esigenze specifiche del CPO, in primo luogo, e poi del committente.
Il processo di selezione di una DMC
La scelta di una DMC dovrebbe essere fatta in anticipo e dovrebbe considerare i seguenti aspetti:
• La corrispondenza alla Richiesta di Proposta dettagliata inviata dal PCO
Una piena aderenza alla richiesta di proposta (RFP, nell’acronimo internazionale) significa che il DMC ha compreso il livello dei servizi richiesti. La precisione nella risposta è un primo passo nella valutazione della DMC.
• Precedente esperienza in organizzazione di congressi internazionali come DMC
Il partner giusto deve dimostrare d’essere in grado di lavorare per un congresso internazionale: questo è un fattore chiave per la selezione.
• Una profonda conoscenza della città ospitante e dei suoi dintorni
Un requisito imprescindibile: la scelta dovrebbe favorire una DMC che ha la sua sede nella città ospitante.
L’adesione ad associazioni riconosciute in tutto il mondo (cioè IAPCO, ICCA, SITO ecc), così come al Convention Bureau locale che appartiene a questo tipo di associazioni di fiducia, è una garanzia di professionalità e di metodi di lavoro adeguati.
•Strumenti informatici aggiornati (vale a dire sistemi e procedure di pagamento on line per prenotazioni di hotel e tour, etc.)
Non dare per scontato questo aspetto! Dovrebbe essere un fatto indiscutibile giorno d’oggi. Tuttavia, è sempre consigliabile controllare i sistemi forniti.
Miglior rapporto prezzo / qualità
L’attenzione al budget è un fattore importante, ma questo deve essere sempre legato alla qualità dei servizi forniti.
•Conoscenza della stessa area tecnica o scientifica del congresso
Anche se non è sempre possibile avere questo tipo di supporto da una DMC, questo costituisce sicuramente un ulteriore vantaggio che la DMC può offrire e aiuta il PCO a selezionare il partner giusto grazie anche a questa esperienza.
Che cosa si aspetta un Core PCO da una DMC? E viceversa, una DMC che si aspetta da un Core PCO? Lo vedremo nella prossima parte di questo articolo.