Le aziende che puntano a esplorare nuovi mercati e opportunità di sviluppo devono riconsiderare l’importanza dei viaggi d’affari, una sfida che deve essere bilanciata con le esigenze dei dipendenti, le policy interne e i progressi tecnologici. Questi ultimi permettono di gestire meglio gli imprevisti, uno dei principali ostacoli per i travel manager: il 78% dei viaggiatori business italiani ha dovuto modificare l’itinerario all’ultimo minuto, e il 71% preferisce aggiungere tempo extra già in fase di pianificazione per gestire possibili interruzioni. Questi dati emergono dal nuovo SAP Concur Global Business Travel Survey, che ha coinvolto 3.750 viaggiatori e 600 travel manager a livello globale, inclusa l’Italia, presentato durante la terza edizione del SAP Concur Day Italia.

Andrea Piccinelli, Head of SAP Concur Italy, sottolinea: “Molti fattori stanno influenzando l’industria dei viaggi d’affari. Per garantire produttività e benessere sia ai viaggiatori che ai travel manager, le aziende devono offrire supporto adeguato attraverso formazione mirata e i migliori strumenti disponibili. È essenziale identificare e risolvere tempestivamente le criticità.”

Imprevisti frequenti

Il 78% dei viaggiatori business italiani ha dovuto cambiare i piani di viaggio all’ultimo minuto nell’ultimo anno a causa di ritardi, cancellazioni o variazioni di percorso. Per prevenire questi disagi, il 71% preferisce aggiungere tempo extra all’inizio o alla fine del viaggio. Questo ciclo di frustrazioni scoraggia i viaggi d’affari.

Sicurezza e rischi

I viaggiatori d’affari italiani evidenziano problemi di sicurezza (45%) e preoccupazioni per turbolenze politiche o sociali (39%) come motivi comuni per rifiutare un viaggio. Molti travel manager sperimentano burn-out per la complessità della pianificazione dei viaggi. Un terzo del campione sente di dover svolgere un ruolo strategico senza adeguata formazione.

Sostenibilità vs costi

Il 12% degli italiani è riluttante a viaggiare per lavoro a causa dell’impatto ambientale o dell’assenza di opzioni sostenibili, mentre il 24% afferma che la propria azienda ha ridotto le spese per viaggi sostenibili nell’ultimo anno. Più di un terzo dei travel manager trova difficile proporre opzioni sostenibili senza un budget adeguato.

Opportunità di viaggio

In Italia, il 61% dei viaggiatori d’affari ritiene che viaggiare sia cruciale per la crescita professionale, ma la stessa percentuale afferma di non avere le stesse opportunità dei colleghi. Le ragioni includono il livello di anzianità (15%), l’età (14%) e il genere (6%).

AI e formazione

Quasi il 96% dei viaggiatori d’affari italiani è favorevole all’uso dell’AI per organizzare i viaggi, ma solo il 5% si sente a proprio agio nell’utilizzarla. Il 93% desidera maggiore supporto aziendale per l’uso sicuro dell’AI, incluse la protezione dei dati e la gestione dei bias. Le aziende potrebbero adottare l’AI per semplificare la gestione delle spese o le raccomandazioni per cancellazioni e riprenotazioni, ma ciò richiede competenze adeguate e partner affidabili.

Bleisure e costi

Molti dipendenti rifiutano viaggi d’affari non compatibili con i loro impegni personali. Il “bleisure”, che combina lavoro e piacere, è in crescita tra i professionisti, ma le misure di contenimento dei costi possono limitare questa flessibilità. Le preoccupazioni relative ai costi e alla sostenibilità possono ridurre le possibilità per i dipendenti.

Esigenze personali e policy di viaggio

Le aziende hanno ridotto le richieste legate al comfort nei viaggi d’affari. Tra i tagli:

  • 22% offre la possibilità di pernottare per evitare lunghi viaggi;
  • 33% investe in voli senza scalo;
  • 24% permette di viaggiare in classe business o premium;
  • 18% facilita gli spostamenti con taxi o car sharing invece del trasporto pubblico.

Questi cambiamenti hanno portato il 71% dei viaggiatori a prevedere tempo extra per gestire le interruzioni, evidenziando la necessità di migliori politiche di viaggio.

Equilibrio tra sostenibilità e costi

Le aziende si concentrano su tre priorità: il 33% dei manager punta su viaggi sostenibili, il 35% su richieste di viaggio flessibili dei dipendenti e il 32% sulla riduzione dei costi. Questa dualità aumenta la pressione sui travel manager. Nonostante il 19% dei viaggiatori affermi che la propria azienda dia priorità alle trasferte sostenibili, molti travel manager trovano difficile concentrarsi su questo aspetto senza un budget adeguato.

“Le aziende stanno affrontando un equilibrio difficile tra riduzione dei costi e esigenze dei dipendenti. Libertà che molti viaggiatori d’affari davano per scontate, come il bleisure o i voli senza scalo, non sono più largamente disponibili. Tuttavia, politiche di viaggio aziendali flessibili sono essenziali per garantire produttività e benessere. Un ritorno positivo si ottiene quando le policy aziendali incontrano opzioni di viaggio flessibili, migliorando la soddisfazione dei dipendenti. Adottare una strategia T&E basata su dati da soluzioni tecnologiche avanzate è fondamentale,” commenta Andrea Piccinelli, Head of SAP Concur Italy.

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