AIM Group International, società con 60 anni di esperienza in congressi, eventi e comunicazione, ha supportato IASP (International Association of Science Parks and Areas of Innovation) nell’innovare completamente il loro congresso annuale, sperimentando un nuovo modo di incontrarsi durante il loro primo evento completamente digitale, IASP 2020 Virtual Conference, intitolato The Human Factor. Connecting People, Communities and their Innovation Ecosystems.
IASP è il network globale che riunisce i parchi scientifici, i distretti dell’innovazione, le città della scienza e altre aree di innovazione, supportando i suoi membri nella loro crescita, internazionalizzazione ed efficacia. Per l’edizione 2020 della conferenza mondiale annuale, a causa delle restrizioni globali a eventi e viaggi, hanno colto l’occasione per promuovere l’innovazione tra i loro membri anche in questo campo di attività e hanno deciso di trasformare l’evento in un’esperienza completamente digitale.
Gli obiettivi chiave dell’evento erano sorprendere, intrattenere e soddisfare la comunità globale di manager; dimostrare resilienza; fornire contenuti ricchi e significativi; favorire la condivisione delle conoscenze; offrire sessioni dal vivo con discussioni attive; realizzare una conferenza virtuale di successo su una piattaforma solida ed efficace.
Partendo dalle esigenze dell’associazione, il team digitale internazionale responsabile dell’organizzazione dell’evento ha ideato un format particolarmente innovativo, con alcune caratteristiche distintive:
- AIM Communication, l’hub di comunicazione di AIM Group, ha sviluppato una piattaforma proprietaria per eventi virtuali che rispondeva perfettamente ai requisiti di IASP e supportava la forte identità dell’evento. Un’ambientazione virtuale 3D accattivante e facile da navigare è stata completamente personalizzata per favorire la condivisione di contenuti e il networking.
- Il networking virtuale era facile e molto utile. Uno strumento fornito da Gatherly è stato utilizzato per rendere le sessioni più spontanee, offrendo l’opportunità di incontrare e chattare in video con gli altri delegati, accendendo le telecamere per unirsi in gruppi casuali e salutarsi come accadrebbe di persona a un evento.
- I delegati trasformati in “storyteller”: hanno potuto raccontare le loro storie durante interviste doppie e altri formati coinvolgenti, presentando i loro progetti innovativi.
- Sponsor sotto i riflettori. La piattaforma virtuale ha offerto visibilità online e opportunità di networking a tutti gli sponsor. Un’area espositiva consentiva di visitare gli stand aziendali, consultare brochure, guardare video promozionali, cliccare su link aziendali esterni, stabilire un contatto diretto con i rappresentanti dell’azienda e fissare un appuntamento e chattare.
- Focus sulla comunicazione. IASP ha sviluppato una comunicazione avvincente per mantenere la comunità coinvolta e impegnata, promuovendo keynote speech nelle sessioni plenarie e utilizzando nuovi format.
- Un Maestro di Cerimonia ha agito come facilitatore online, presentando tutte le sessioni dell’evento, incoraggiando i partecipanti a interagire e a fare rete.
- Un’iniziativa sostenibile e un’eredità positiva: IASP ha piantato un albero di cacao in Camerun per ogni delegato registrato, creando così una vera foresta IASP.
“Questi sono tempi difficili per mantenere vive le reti di relazioni a livello internazionale e per creare nuove connessioni. Grazie alla partecipazione attiva dei nostri relatori e delegati alla IASP Virtual Conference, penso che ci siamo riusciti. Sono orgogliosa del nostro team e dei nostri membri che hanno assicurato un enorme successo alla nostra prima conferenza virtuale, capace di riunire la nostra comunità globale nonostante le difficoltà. Durante IASP Virtual non abbiamo solo approfondito il nostro tema principale The Human Factor: People, communities and their innovation ecosystems, lo abbiamo vissuto nei tre giorni che la nostra comunità globale ha trascorso online insieme. Con un programma che attraversava diversi fusi orari internazionali, IASP Virtual ha dimostrato come la costruzione di una comunità globale sia ancora possibile senza nemmeno la necessità di viaggiare!” dichiara Ebba Lund, CEO di IASP.
“Siamo davvero colpiti dall’entusiasmo e dall’impegno dimostrato non solo dal Board of Directors e dal team di IASP, ma anche dai partecipanti alla conferenza. Hanno apprezzato molto il format virtuale e affrontato questa nuova esperienza con una grande convinzione, che ha superato le nostre aspettative” sottolinea Monica Freire, Business Manager Congress Unit, Area Iberia di AIM Group International. “Siamo molto felici che le soluzioni offerte dal nostro Team siano state in grado di supportare l’associazione nel raggiungimento dei suoi obiettivi e nella realizzazione di un evento online memorabile”.
