Organizzare un evento all’estero significa spesso muoversi tra hotel, centri congressi e location temporanee, utilizzando le reti Wi-Fi disponibili nelle diverse strutture. Laptop e smartphone possono contenere contratti, liste di partecipanti, dati di pagamento e altre informazioni riservate, che è importante proteggere anche durante gli spostamenti.
Per questo conviene pensare alla sicurezza digitale già prima della partenza. Alcuni accorgimenti semplici aiutano a ridurre i rischi legati alle reti condivise e a proteggere i dati del team durante tutta la trasferta.
Perché le reti degli eventi internazionali sono maggiormente esposte
Durante fiere, congressi ed eventi, la stessa rete Wi-Fi viene spesso utilizzata da molte persone contemporaneamente. Non sempre è possibile sapere chi è connesso, come è configurata la rete o quali misure di sicurezza siano state adottate dalla struttura.
Secondo il Rapporto Clusit 2026, nel 2025 gli attacchi informatici in Italia sono aumentati del 42%. In un contesto di questo tipo, una rete pubblica o condivisa può rappresentare un rischio decisamente maggiore: un malintenzionato, infatti, potrebbe tentare di intercettare il traffico, creare una rete Wi-Fi falsa con un nome simile a quella ufficiale o cercare dispositivi vulnerabili collegati alla stessa connessione.
Per questo, anche il Wi-Fi messo a disposizione da un hotel o da un centro congressi non dovrebbe essere considerato automaticamente sicuro.
Quali dati aziendali sono realmente a rischio
Durante un evento, il team gestisce ogni giorno contratti, liste di partecipanti, dati personali e informazioni di pagamento relative a clienti, fornitori e sponsor. Gran parte di questi documenti passa da laptop, tablet e altri dispositivi utilizzati direttamente sul posto.
Secondo il Cost of a Data Breach Report di IBM, nel 2026 il costo medio di una violazione dei dati in Italia ha raggiunto i 3,55 milioni di euro. Per un’agenzia di eventi, anche la compromissione di un solo dispositivo può quindi avere delle conseguenze importanti, dalla perdita di documenti riservati alla necessità di gestire una violazione dei dati, con possibili ripercussioni anche sulla fiducia di clienti e sponsor.
Come proteggere te e il tuo team sul posto
Quando si lavora da una location temporanea, è meglio non affidarsi alla rete Wi-Fi disponibile senza qualche precauzione in più. Una VPN cifra il traffico tra il dispositivo e il server VPN, riducendo il rischio che i dati possano essere intercettati sulla rete locale. Se il team utilizza la stessa postazione per più giorni, può essere utile configurare una VPN su router portatile, così da proteggere più dispositivi attraverso un’unica connessione.
Prima della partenza conviene anche aggiornare laptop e smartphone, attivare l’autenticazione a più fattori e limitare l’uso di dispositivi personali per le attività di lavoro.
Può essere utile, inoltre, concordare in anticipo alcune regole valide per tutto il team, come evitare l’invio di contratti o documenti riservati quando non si è sicuri della rete utilizzata e non memorizzare le password sui dispositivi condivisi.
La sicurezza va pianificata insieme all’evento
La sicurezza digitale dovrebbe entrare nella checklist dell’evento esattamente come trasporti, fornitori e attrezzature. Prima di partire, conviene verificare quali reti verranno utilizzate, quali dispositivi avranno accesso ai dati e chi dovrà poter consultare i documenti più sensibili.
Definire questi aspetti in anticipo riduce le decisioni da prendere all’ultimo momento e permette al team di sapere come comportarsi anche quando cambia la location o bisogna collegarsi da una rete diversa da quella prevista. In questo modo, la protezione dei dati diventa parte dell’organizzazione dell’evento, anziché un problema da affrontare quando qualcosa è già andato storto.
