Nuove funzionalità di intelligenza artificiale per automatizzare i processi, rafforzare la compliance e supportare travel manager e team finance nelle decisioni
L’intelligenza artificiale entra sempre più concretamente nella gestione dei viaggi d’affari e delle spese aziendali. Il passaggio riguarda soprattutto i processi operativi, con l’obiettivo di ridurre le attività manuali, aumentare il controllo sulla spesa e rendere più rapide le decisioni di travel manager e amministrazione.
È questa la direzione indicata da SAP Concur, che in occasione della GBTA Convention 2026 ha presentato una serie di nuove funzionalità basate sull’intelligenza artificiale per le proprie soluzioni di travel & expense management.
L’obiettivo dichiarato è portare l’AI all’interno dei workflow quotidiani delle aziende, collegandola a dati, policy e processi di approvazione. Una prospettiva che sposta l’attenzione dall’utilizzo dell’intelligenza artificiale come semplice assistente alla sua integrazione nelle attività operative.
Secondo i dati citati da SAP Concur e relativi a una ricerca IDC, SAP si è classificata al primo posto a livello mondiale nel mercato del software per la gestione di viaggi e spese, con una quota del 48,1% nel 2025.
Un dashboard AI per gestire viaggi e spese
Tra le novità presentate c’è un nuovo dashboard con funzionalità di assistenza AI dedicato agli utenti che gestiscono viaggi e spese per conto di altri dipendenti.
Il sistema riunisce in un unico ambiente informazioni relative a prenotazioni, richieste di approvazione e note spese di più viaggiatori. L’intelligenza artificiale può quindi individuare le attività prioritarie e suggerire agli utenti quali azioni intraprendere.
Secondo SAP Concur, questa funzionalità può ridurre fino al 25% il tempo dedicato alla risoluzione dei problemi. La soluzione è attualmente disponibile per i clienti early adopter, mentre la disponibilità generale è prevista nel terzo trimestre del 2026.
«L’intelligenza artificiale sta entrando in una fase nuova: non si tratta più soltanto di utilizzare un assistente per ottenere informazioni o generare contenuti, ma di integrarla direttamente nei processi nei quali ogni giorno vengono prese decisioni e gestite attività operative», spiega Andrea Piccinelli, Head of SAP Concur Italia.
«Nel travel & expense questo significa poter ridurre il lavoro amministrativo e, allo stesso tempo, aumentare la qualità delle decisioni, perché l’AI opera all’interno di workflow, dati e policy aziendali», aggiunge.
L’intelligenza artificiale arriva nell’approvazione delle note spese
Un altro ambito di applicazione riguarda il controllo e l’approvazione delle note spese.
La nuova soluzione utilizza l’intelligenza artificiale per evidenziare le richieste che presentano maggiori elementi di rischio e fornire agli approvatori informazioni aggiuntive sulla situazione. Tra gli elementi considerati rientrano i rischi individuati, l’andamento della spesa e la cronologia delle approvazioni.
Il modello punta quindi a spostare il lavoro degli approvatori da un controllo sistematico di ogni singola voce a una verifica più mirata delle situazioni che presentano anomalie o richiedono un approfondimento.
La disponibilità generale della funzionalità è prevista nel quarto trimestre del 2026.
«L’automazione ha valore quando libera tempo senza ridurre il controllo», sottolinea Piccinelli. «Per i team finance, la possibilità di concentrare l’attenzione sulle situazioni che richiedono realmente una valutazione, invece di analizzare manualmente ogni singola voce, può cambiare il modo in cui viene gestita la compliance».
Secondo il manager, l’intelligenza artificiale deve quindi mantenere un ruolo di supporto: «L’AI deve essere un supporto alla decisione, non una scatola nera che sostituisce la responsabilità di chi decide».
AI e policy aziendali: il confronto tra regole e processi
L’intelligenza artificiale viene utilizzata anche nella gestione delle policy di viaggio.
Le nuove funzionalità permettono agli amministratori di confrontare le performance del programma di travel management con quelle di organizzazioni comparabili. L’analisi può servire a individuare eventuali aree di miglioramento e a suggerire possibili interventi.
Un ulteriore utilizzo riguarda il rapporto tra le policy definite dall’azienda e la configurazione effettiva dei sistemi. L’AI può analizzare i documenti relativi alle regole aziendali e individuare eventuali differenze rispetto alle impostazioni operative.
La disponibilità generale di queste funzionalità è prevista nel primo trimestre del 2027.
Il tema è particolarmente rilevante per le aziende che gestiscono programmi di viaggio complessi, nei quali le policy possono riguardare limiti di spesa, modalità di prenotazione, categorie di viaggio, livelli di approvazione e altri parametri.
Un agente AI per organizzare i meeting aziendali
L’intelligenza artificiale entra anche nella pianificazione degli incontri aziendali.
Attraverso Joule, l’assistente AI di SAP, il nuovo Meeting Planning Agent supporta gli organizzatori nella scelta della destinazione per un meeting e può segnalare la presenza di grandi eventi che potrebbero influire sui prezzi e sulla disponibilità delle strutture.
La funzionalità sarà disponibile per i clienti early adopter a partire da settembre 2026. La disponibilità generale è prevista nel quarto trimestre dell’anno.
La possibilità di incrociare le esigenze organizzative con informazioni relative a eventi e disponibilità rappresenta uno degli ambiti nei quali l’AI può intervenire direttamente nella fase di pianificazione di un viaggio o di un meeting aziendale.
Dal travel management alla gestione integrata della spesa
Le novità presentate da SAP Concur delineano un’evoluzione del travel & expense management nella quale l’intelligenza artificiale viene integrata direttamente nei processi aziendali.
Il punto centrale non è quindi soltanto l’automazione di singole attività. L’obiettivo è utilizzare i dati disponibili per individuare priorità, anomalie e opportunità di intervento, mantenendo all’interno dei sistemi le policy e le regole definite dall’azienda.
«Il vero salto di qualità dell’AI nel business non sarà determinato dal numero di attività che riusciremo ad automatizzare, ma dalla capacità di collegare automazione, dati e contesto», conclude Andrea Piccinelli.
«Nel travel & expense significa aiutare le persone a lavorare meglio, offrire ai team finance maggiore visibilità sulla spesa e consentire alle aziende di applicare le proprie policy in modo più coerente. È così che l’AI può diventare una leva concreta di efficienza, controllo e qualità delle decisioni».
