Boris Secciani

Pensavo di aver capito come funzionasse il lavoro da remoto dopo un paio di viaggi. Ma immaginami a Lisbona, dieci minuti prima di una chiamata importante con un cliente, mentre il Wi-Fi dell’hotel smette di funzionare. Sto correndo fuori dalla porta con il laptop, sperando che il bar più vicino abbia una connessione decente. Su Instagram, lavorare fuori sede sembra un sogno: dalla finestra vedi montagne norvegesi o sabbia dominicana. Nella vita reale, è una serie di piccoli attriti che si sommano e sottraggono tempo al lavoro vero. La produttività nel lavoro da remoto dipende da diverse abitudini che prepari prima di averne bisogno. In questa guida trovi alcuni consigli per il lavoro da remoto mentre viaggi: gestire tempo ed energie, organizzare spazio e strumenti e proteggere la concentrazione. Come lavorare da remoto e viaggiare (e perché sempre più persone lo fanno)? Quando lavori da remoto mentre viaggi, svolgi il tuo normale orario di lavoro da un luogo che non è casa tua. Può durare pochi giorni o diversi mesi. Di solito, succede in uno di questi due modi. FormatoQuanto duraCome si presentaWorkationDa pochi giorni a un paio di settimaneLavoro al mattino, esplorazione al pomeriggio, di solito agganciato a una vacanzaStile di vita da nomade digitaleContinuativoSpostarti regolarmente tra città, considerando il viaggio come la norma In Italia il fenomeno ha già dimensioni misurabili: il quarto rapporto sul nomadismo digitale, curato dall’Associazione Italiana Nomadi Digitali con l’Università Ca’ Foscari di Venezia, stima tra 20.000 e 45.000 nomadi digitali tracciabili e fino a 850.000-900.000 persone che ogni anno potrebbero passare dal Paese. Le workation richiedono un impegno più breve e, anche in questo caso, la maggior parte delle persone non ne ha mai provata una: un sondaggio 2023-2024 condotto dal Fraunhofer IAO su 964 persone ha rilevato che la maggior parte degli intervistati sapeva che cos’era una workation , ma solo circa una persona su quattro ne aveva fatta una. Consigli per gestire tempo ed energie A casa, la tua routine procede con il pilota automatico. In un posto nuovo ti servono un alloggio, una connessione Wi-Fi funzionante, un modo per spostarti e una coincidenza aerea da organizzare. Costruire una routine da zero richiede energie e tempo. Scegli da una a tre priorità per la giornata, non una lista completa Una lunga lista di cose da fare ha più senso quando sei in ufficio e la giornata procede più o meno come previsto. Nei giorni di viaggio succede di rado, quindi non vale la pena riempirli con un elenco troppo lungo. Ogni mattina, scegli da una a tre attività indispensabili. Se riesci a fare di più, ottimo — è un bonus. E se completi solo quelle tre, conta comunque come una buona giornata. In pratica, è una versione più leggera della classica regola 1‑3‑5: 1 attività principale: il tuo obiettivo principale della giornata. Questa attività importante richiede più tempo ed energia. 3 attività medie: impegni importanti che contano, ma richiedono meno concentrazione e tempo rispetto al progetto principale. 5 attività piccole: risultati rapidi o incombenze di routine. Nei giorni di viaggio più intensi, anche una sola attività basta. Allinea il lavoro più impegnativo alle tue ore migliori La tua energia non è uguale per tutta la giornata: in alcune ore è più alta e in altre più bassa, e il jet lag accentua questi alti e bassi. L’azienda sanitaria pubblica di Ferrara elenca tra i sintomi della sindrome da fuso orario la mancanza di concentrazione, insieme a disturbi del sonno, mal di testa e irritabilità. Quindi, invece di affrontare l’attività più difficile appena si apre uno spazio, individua l’ora o le due ore in cui la tua concentrazione è naturalmente più alta: quella è la tua finestra di massima energia. Usa le ore in cui hai meno energia per attività come: rispondere alle email aggiornare i file programmare le chiamate piccole attività amministrative Riserva le ore migliori al lavoro che richiede tutta la tua attenzione. Raggruppa le piccole attività simili invece di reagire a ciascuna Ogni volta che una piccola attività ti distrae, un messaggio su Slack o una revisione veloce, ti costa più concentrazione di quanta ne richiederebbe a casa, perché l’ambiente intorno a te non è familiare e richiede attenzione. E quando passi da una cosa all’altra, perdi tempo a rientrare mentalmente in ciò che stavi facendo. Quindi, che cosa puoi farne di tutto questo? Raggruppi le attività simili e te ne occupi, per esempio, due volte al giorno, invece di scattare appena il tuo responsabile ti assegna qualcosa su Asana. Consigli per organizzare spazio e strumenti Quando lavori in ufficio, hai sempre la tua postazione abituale e tutto ciò che ti serve. Ma quando viaggi non puoi contarci, quindi è utile pianificare in anticipo spazio e strumenti. Pensa all’attrezzatura prima di averne bisogno Durante il mio primo viaggio di lavoro, pensavo di poter risparmiare spazio lasciando a casa mouse e tastiera esterni. Dopo due giorni con il touchpad, mi faceva male il polso. Scrivere sulla tastiera del portatile mi costringeva a incurvarmi e a stare troppo vicino allo schermo. Alla fine ho comprato mouse e tastiera in un negozio locale solo per concludere la settimana comodamente. Naturalmente, non sono le uniche carenze di attrezzatura che possono capitare in viaggio: nessuna stampante; nessuno scanner; la spina sbagliata per una presa locale; nessuna postazione di lavoro adeguata. La maggior parte di queste carenze è facile da prevenire se pianifichi in anticipo e prepari una checklist: portatile, caricabatterie, un adattatore universale e un modo per gestire le attività d’ufficio di base senza hardware da ufficio. La fotocamera del telefono basta per le scansioni. Quando qualcosa richiede una firma, puoi firmare documenti online invece di cercare una stampante. In Italia il valore legale di una firma elettronica dipende dal tipo di firma. Il Codice dell’amministrazione digitale riconosce la forma scritta ai documenti firmati con firma digitale, qualificata o avanzata. Per le altre firme elettroniche il valore probatorio lo valuta il giudice, guardando sicurezza, integrità e immodificabilità del documento. Verifica ciò su cui fai affidamento Un posto può sembrare perfetto per una giornata di lavoro e avere comunque un Wi-Fi poco affidabile: meglio saperlo prima della chiamata di allineamento che scoprirlo nel mezzo di una chiamata. Fai un controllo rapido con strumenti online gratuiti come Speedtest o Fast.com; qualsiasi connessione sopra i 5 Mbps sia in upload sia in download regge una videochiamata. Prepara un piano B: un hotspot mobile; un bar vicino con Wi-Fi affidabile; uno spazio di coworking che puoi raggiungere rapidamente. Se la connessione principale salta, sai dove andare e non devi cercare un posto cinque minuti prima di una riunione. Ricrea la struttura che l’ufficio ti offriva automaticamente Quando lavori in ufficio, la struttura ti viene data dall’ambiente. Hai un orario di inizio fisso, uno spostamento che ti aiuta a entrare in modalità lavoro e magari un caffè al mattino con il tuo team. Ma quando sei in viaggio, tutte queste routine scompaiono. Puoi creare alcune abitudini di riferimento per te. Un orario di inizio fisso dà forma alla giornata, ed è gran parte di ciò che un ufficio fa per te. Può essere semplice: iniziare a lavorare alla stessa ora ogni mattina usare lo stesso bar nei giorni senza chiamate di allineamento fare la stessa breve passeggiata prima di aprire il portatile Consigli per proteggere la concentrazione Quando lavori da remoto, sei tu a gestire la tua produttività nel lavoro da remoto. Nessun altro stabilisce il ritmo per te, quindi ti conviene imparare a proteggere la tua attenzione. Annota tutto ciò che non puoi fare subito, così smetti di tenerlo a mente Il tuo project manager ti chiede di rivedere un contratto mentre sei in chiamata. Non puoi farci nulla nell’immediato, ma continui comunque a pensarci, per il resto della chiamata e anche durante il pranzo. Uno studio pubblicato sul Journal of Personality and Social Psychology ha rilevato che le attività lasciate in sospeso continuavano a richiamare l’attenzione delle persone, finché non scrivevano un piano specifico per affrontarle: a quel punto, i pensieri intrusivi si fermavano. Quando succede qualcosa del genere, mettilo per iscritto: in una nota sul telefono sul retro di un tovagliolo su un post-it attaccato al laptop Una volta uscito dalla testa e finito su carta, puoi lasciarlo andare finché non sei pronto ad affrontarlo. Prevedi le piccole interruzioni prima che ti facciano perdere il filo Ti sistemi in un caffè tranquillo, trovi una sedia comoda e ti immergi nel tuo compito per quindici minuti. Verso le dieci entrano i clienti abituali. Salutano il proprietario, si scambiano le ultime notizie e poi iniziano una rumorosa partita a scacchi proprio mentre stai cercando di concentrarti. Gli ambienti poco familiari creano più piccole interruzioni rispetto a casa o all’ufficio: un caffè che chiude in anticipo o un tavolo vicino che diventa rumoroso un problema logistico un messaggio del tuo host una cancellazione della prenotazione Non puoi pianificare ogni vera emergenza, ma per queste piccole cose aiuta decidere in anticipo come le gestirai. Così proteggi la concentrazione e porti a termine bene il lavoro. Dai alla giornata lavorativa un punto di chiusura chiaro A casa o in ufficio, di solito c’è qualcosa che ti segnala che la giornata è finita. Esci dall’edificio, qualcun altro prepara le sue cose, oppure il tragitto crea una pausa naturale. In viaggio, invece, il lavoro può continuare ad allungarsi fino a sera. Stabilisci orari chiari di inizio e fine, altrimenti l’intero viaggio si trasforma in un’unica lunga giornata lavorativa. Staccare dal lavoro è importante, perché chi ci riesce dorme meglio e rischia meno il burnout rispetto a chi continua a pensare al lavoro anche la sera. Quando hai finito, chiudi il laptop e mettilo via. Dopo puoi aggiungere una breve passeggiata. Dà alla giornata una conclusione chiara e impedisce al lavoro di occupare il resto del viaggio. Conclusione Il lavoro da remoto in Italia continua a crescere: secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano nel 2025 sono circa 3,6 milioni le persone che lavorano da remoto almeno parte del tempo. Ma restano sfide familiari: mantenere la produttività e non farsi distrarre dai piccoli problemi. Chiunque lavori in questo modo finisce per sviluppare i propri consigli per il lavoro da remoto. Se anche una sola idea di questo articolo rende il tuo prossimo viaggio un po’ più semplice o più focalizzato, allora ha fatto il suo lavoro. Punti chiave Scegli da una a tre priorità ogni mattina, invece di una lista completa di attività che una giornata di viaggio può mandare all’aria. Usa le ore in cui sei più concentrato per le attività importanti e dedica il resto della giornata al lavoro di routine. Svolgi le piccole attività, come firmare un documento, appena si presentano. Annota tutto ciò su cui non puoi ancora intervenire, così eviti che occupi la tua attenzione. Ricostruisci uno o due punti fermi della tua vecchia routine d’ufficio e dai alla giornata un momento di chiusura chiaro. FAQ Qual è la differenza tra una workation e l’essere un nomade digitale? Una workation è un periodo breve e definito in cui lavori da un altro luogo, spesso collegato a una vacanza. Lo stile di vita da nomade digitale consiste nel lavorare da remoto mentre viaggi o vivi in paesi e città diversi. Devo dire al mio datore di lavoro che ho intenzione di lavorare da remoto mentre viaggio? Sì, informa il tuo datore di lavoro prima del viaggio. La tua destinazione può influire su: obblighi fiscali assicurazione regole aziendali di sicurezza IT Mi serve un visto speciale per lavorare da remoto durante un viaggio internazionale? All’interno dell’UE, dello Spazio economico europeo e della Svizzera non serve un visto. Fuori da quest’area l’ingresso turistico standard di solito non consente di lavorare, nemmeno da remoto per un datore di lavoro italiano, anche se nei soggiorni brevi è raro che la regola venga applicata. Sempre più paesi hanno introdotto un visto dedicato ai nomadi digitali, con requisiti di reddito e durata diversi tra loro. Prima di prenotare, controlla la scheda del paese di destinazione sul servizio di sicurezza in viaggio del Ministero degli Esteri, perché i requisiti cambiano.

Boris Secciani

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