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Sebbene molti viaggiatori d’affari conoscano e facciano riferimento alla politica di viaggio della propria azienda, esiste ancora una discrepanza tra la consapevolezza delle policy e la loro compliance, secondo un recente sondaggio di BCD Travel condotto su oltre 1.200 viaggiatori d’affari in tutto il mondo. Il sondaggio ha esaminato i cambiamenti nelle politiche di viaggio e la soddisfazione dei viaggiatori riguardo alle normative attuali.
Conoscenza delle Travel policy
In un sondaggio di aprile su oltre 200 travel buyer, BCD ha scoperto che due terzi considerano la
travel policy aziendale estremamente o molto efficace.
Leggendo il dato superficialmente, questa statistica sembra confermata quando i viaggiatori d’affari
vengono interrogati sulla politica di viaggio della loro azienda. Il sondaggio mostra che oltre il 95% dei
viaggiatori sa dove trovare la travel policy e nove su dieci l’hanno consultata (e un quarto lo fa
frequentemente). Otto viaggiatori su dieci hanno consultato il documento di travel policy negli ultimi
12 mesi. E la metà è soddisfatta della politica aziendale relativi alle trasferte.
“Sulla base dei nostri risultati, i viaggiatori in Nord America sono meno inclini a consultare la politica di
viaggio della loro azienda rispetto ai viaggiatori di APAC ed Europa,” ha detto Craig Bailey, president,
Americas in BCD. “Questo potrebbe portare a più prenotazioni fuori dalle politiche aziendali. Queste
prenotazioni comportano costi aggiuntivi e, in alcuni casi, problemi di sicurezza, inoltre la scarsa
consapevolezza delle modifiche alle travel policy potrebbe anche compromettere gli obiettivi
complessivi dell’organizzazione, come quelli legati alla sostenibilità.
Un fattore che contribuisce a questo comportamento potrebbe essere la frequenza delle
comunicazioni sulle politiche di viaggio. Un quarto dei viaggiatori APAC ha riferito di ricevere spesso
comunicazioni sulle travel policy rispetto a solo il 15% dei viaggiatori del Nord America.
Prenotazioni out of policy
ll sondaggio rivela che oltre due terzi dei viaggiatori non segue la travel policy della loro azienda.
Questo accade spesso a causa di riunioni con clienti che richiedono trasporti o alloggi non conformi
alla policy, oppure a causa della prenotazione di alloggi per conferenze ed eventi con fornitori non
preferenziali. Di conseguenza, i dipendenti in viaggio devono spesso ottenere approvazioni
aggiuntive per le prenotazioni non conformi.
Desiderio di flessibilità
Oltre un viaggiatore su cinque sostiene che la politica di viaggio della propria azienda non risponde
alle sue esigenze o è troppo restrittiva. Nello specifico, tre su dieci desiderano maggiore flessibilità
nella prenotazione di trasporti o alloggi. Un quarto ha detto che trarrebbe beneficio da un tetto di
spesa più alto e servizi aerei migliori. Uno su cinque è interessato a politiche che migliorino il
benessere in viaggio.
“Quando capisci le esigenze dei tuoi viaggiatori, puoi apportare cambiamenti significativi alla tua
travel policy. Un modo semplice ed efficace per farlo è attraverso i sondaggi,” ha aggiunto Bailey. “Mentre
ovviamente devi stabilire limiti che siano in linea con gli obiettivi aziendali, una buona politica di
viaggio mette i viaggiatori in condizione di portare a termine con successo il motivo del loro viaggio.
Questo, a sua volta, aiuta l’azienda a rimanere entro il budget e mantiene chiare le linee di
comunicazione.”
L’impatto della travel policy sulla scelta del lavoro
Solo l’8% dei viaggiatori intervistati ammette che la travel policy ha influenzato la loro decisione di
accettare un lavoro, ma un quarto riconosce che influisce sulla loro volontà di rimanere in azienda.
L’impatto della travel policy sulla retention varia a seconda della regione. Quasi la metà dei viaggiatori
APAC afferma che la travel policy potrebbe influenzare la loro decisione di rimanere in azienda,
mentre il dato scende al 27% per i viaggiatori EMEA e al 21% per quelli del Nord America.
“Condividere la tua politica di viaggio con i nuovi assunti durante il processo di onboarding è
fondamentale,” ha detto Bailey. “Sono entusiasti e pronti ad apprendere. Approfittane e sottolinea
l’importanza della travel policy ai nuovi dipendenti. Spiega cos’è, come si relaziona agli obiettivi
aziendali non solo per un tema di risparmio sui costi, ma anche di duty of care e sostenibilità.”