Sei un event manager. Hai appena ricevuto un brief da un cliente e hai una lista di richieste da spuntare. Tutte mandatory. Tutte a importanza globale. Tutti must have.
Adesso immagina di organizzare quell’evento e di poterlo fare rapidamente, limitando i problemi. Immagina di lavorare con un sistema che ti permette di prenotare in tutto il mondo attraverso un sito dedicato. Immagina meeting room personalizzate, con tecnologia 3D, luci e led system da coordinare, sistemi audio di ultima generazione già appesi e sale cablate fino alle uscite per il mixer in regia, proiettori Barco già installati con cui i tecnici della produzione si dovranno solo interfacciare e che dovranno semplicemente collegare con i loro sistemi invece di trasportare quintali di materiali con bilici o aerei e navi.
E poi immagina di poter organizzare riunioni sia prima sia durante sia dopo l’evento per ottimizzare costi, report, chiusure. Ma soprattutto immagina un meeting con il cibo a km zero con attenzione alle nuove mode light calories e alle varie intolleranze; ad esempio una cucina organizzata per essere gluten free. E poi naturalmente la certificazione della Carbon foot print. Le sale meeting? Flexi. Per spostare in un attimo divani, sedie, tavoli, cambiare il set up, permettere maggiore velocità negli allestimenti, consentire il coffee break nelle sale, magari mentre si fa una partita al biliardino o al calciobalilla.
Un sogno? O un incubo per chi teme di vedersi scippare il proprio ruolo? No. È il futuro prossimo venturo, già presente in molti hotel di una nota catena spagnola con 60 anni di presenza sul mercato mondiale.
Quelli citati sono infatti esempi innovativi in un mondo che viveva di regole ormai statiche che affidavano all’agenzia il compito e la responsabilità di tutto.
Il mercato invece si rinnova con questa novità che imporrà ad agenzie e manager di settore un confronto. Da una parte semplificherà il lavoro, dall’altra imporrà una conoscenza sempre maggiore delle strutture e delle procedure. Perché c’è da scommettere con certezza di vittoria che presto o tardi altre catene si adatteranno a questo stile per non essere tagliate fuori dal mercato. E agli event manager, invece di temere il futuro che avanza, occorrerà la saggezza di studiare le novità per proporre strumenti e strutture in linea con i budget e le esigenze dei clienti.
Così come il robot in fabbrica non sostituisce l’intelligenza umana, allo stesso modo le novità nel mondo delle proposte di hotel Mice saranno il viatico per cambiare il mondo degli eventi e traghettarlo verso un domani in cui la routine sarà affidata alla conoscenza del prodotto e la creatività nell’usare le proposte farà la differenza.