Ogni evento è carico di aspettative, ma quando parliamo di organizzare eventi fundraising necessitiamo di un’attenzione in più. Dalla loro riuscita dipende spesso la sopravvivenza di organizzazioni che utilizzano queste forme di raccolta fondi, utili per il loro sostentamento. Gli eventi di fundraising richiedono un livello molto alto di coinvolgimento, una comunicazione sempre attiva e grande creatività. Formule che, se ben mixate, consentiranno all’iniziativa di raggiungere un elevato livello di attenzione e una notevole visibilità. Senza dimenticare che il vero successo di questa tipologia di eventi dipende molto dalla pianificazione.

Joe Garecht, fondatore di “The Fundraising Authority” e professionista impegnato nello sviluppo di importanti campagne di raccolta fondi a livello internazionale, ha realizzato un’interessane ebook che racconta, passo dopo passo, quali sono le migliori pratiche da seguire quando si vuole realizzare un evento fundraising.

Scopo dell’evento di fundraising

La prima linea di condotta che Joe suggerisce è quello di definire esattamente quale sarà lo scopo dell’evento. Stiamo realizzando un evento per la racconta di fondi? Oppure ci interessa maggiormente creare una manifestazione che promuova un progetto con lo scopo di raccogliere più contatti possibili? Un’osservazione semplice ma alquanto efficace, poiché eventi così classificati possono avere diversi obiettivi. E comprendere bene lo scopo aiuterà anche gli step successivi della pianificazione.

Obiettivo dell’evento di fundraising

Il secondo step dovrà mirare alla definizione dell’obiettivo d’ incasso, al netto delle spese necessarie per la realizzazione dell’evento.

Il budget delle spese di un evento di fundraising

Una volta definito quale sarà l’obiettivo di raccolta fondi che si vuole raggiungere, sarà necessario tenere una sorta di budget dei costi dove annotare le spese che saranno affrontate: costi per gli inviti, affitto di location, ristorazione e catering, intrattenimento, trasporti, sicurezza, servizi di gestione e così via. Sarà determinare indicare l’importo dei costi utili e necessari per raggiungere l’obiettivo prefissato. Una valutazione che permetterà, agli organizzatori, di valutare anche gli andamenti delle spese in funzione di quello che si vorrà raccogliere.

Il target di riferimento dell’evento

Definire esattamente a chi sarà rivolto l’evento. Se è un evento aperto a tutti o se si vuole mirare ad uno specifico target come ad esempi un gruppo di manager di aziende o di professionisti, ma anche celebrità o ricchi donatori. Figure quest’ultime che posso comporre anche il cosiddetto “comitato d’accoglienza” dando una maggiore garanzia per il raggiungimento degli obiettivi di raccolta fondi.

La promozione dell’evento di fundraising

Esattamente come avviene per ogni lancio di prodotto, iniziativa, nuovo servizio o brand, l’evento di fundraising deve avere un piano delle attività di marketing promozionale efficace per convincere i sostenitori ad appoggiare l’iniziativa.

La fase di “vendita”

Una volta promosso l’evento, si potranno attivare quella serie di procedure di vendite e più nel dettaglio modalità di “vendita” ai sostenitori. Ad esempio, stabilire diversi livelli di contribuzione per accedere all’evento: prezzo del biglietto, ingresso VIP, servizi accessori e così via.

La fase del Post Evento

E come per ogni evento che si rispetti, non dimenticarsi di fare i dovuti ringraziamenti. Non solo ai tanti donatori coinvolti nell’iniziativa, ma anche ai numerosi volontari che, con il loro lavoro e disponibilità, hanno assicurato il successo.
Perché il riconoscimento, non i soldi, fanno la felicità.

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