A livello globale, la metà dei meeting aziendali risulta essere composta dai cosiddetti “simple meeting”, meeting di piccole dimensioni dalle caratteristiche basiche e facilmente replicabili e che per questo motivo si pensa siano i più semplici da organizzare e prenotare interamente da piattaforme digitali quando si tengono in hotel o altre location per eventi (in Nord America succede quasi nella metà dei casi, in Europa nel 30% delle occasioni). Tuttavia, secondo i risultati della nuova ricerca pubblicata dalla Global Business Travel Association (GBTA), in collaborazione con HRS, quasi la metà dei partecipanti al sondaggio riferisce che le proprie organizzazioni non fanno uso di canali di prenotazione professionali per l’organizzazione di “simple meeting”.

Lo studio, primo nel suo genere, si concentra sulla gestione dei “simple meeting”:p er la prima volta, i membri di GBTA e di Meeting Professionals International (MPI) sono stati coinvolti in un sondaggio per fornire un quadro che rispecchi sia la prospettiva dei travel buyer sia quella dei meeting planner aziendali.

Gli highlight della ricerca includono i seguenti risultati:

  • Il 50% del totale dei meeting aziendali (49% negli U.S., 58% in Europa) è composto da “simple meeting”;
  • Il 52% delle aziende prenota i propri “simple meeting” al di fuori di canali professionali;
  • Il 70% dei partecipanti al sondaggio riferisce di non seguire una procedura aziendale standard per l’acquisto / la prenotazione dei ““simple meeting””;
  • Quando le aziende non utilizzano soluzioni per i “simple meeting”, il 77% di esse ricerca hotel e location esclusivamente tramite canali consumer;
  • Quando le aziende hanno una soluzione per i “simple meeting”, il 72% dei meeting planner aziendali preferisce usare canali consumer per programmare / prenotare “simple meeting”;
  • Il 52% delle aziende non dispone di una tecnologia di e-RFP per i “simple meeting”, e non riferisce di avere piani per adottarla.

“La ricerca mette i numeri ad un fenomeno sospettato dal settore già da tempo,” afferma Jessica Collison, GBTA Director of Research. “I simple meeting rappresentano una voce di costo significativa all’interno delle aziende – anche se sono tuttora poco gestiti e scarsamente controllati in tema di spesa, di soddisfazione del partecipante e di duty of care.”

Prenotazione dei “simple meeting” 

In tema di prenotazione di “simple meeting”, la maggioranza degli intervistati dichiara di usare consumer channel come mettersi in contatto direttamente con un hotel e visitare il sito web di una location. Molti si affidano esclusivamente a canali consumer (38% dei travel buyer e 39% dei meeting planner). Solo il 30% degli intervistati afferma che la propria azienda dispone di un processo di gestione per i “simple meeting”.

Quando si utilizzano consumer channel o si seguono politiche informali, può essere difficile usufruire di tariffe di gruppo negoziate, fare confronti omogenei, verificare la sicurezza della location e garantire la conformità alle politiche aziendali. L’uso di canali consumer elimina essenzialmente la possibilità di ottenere tariffe più basse e/o servizi accessori che possono essere invece raggiunti facendo leva sul volume di prenotazione hotel del business travel.

“I meeting planners prevedono una crescita di settore che si aggirerebbe, nel prossimo anno, intorno al 4%; la dura realtà che questo sondaggio rivela sottolinea quindi l’urgenza delle aziende nel rafforzare la gestione dei simple meeting” dichiara Abbie Michaelson, Vice President of Meetings & Groups di HRS. “Le procedure di acquisto, prenotazione e confronto di location al di fuori dei processi dovrebbero essere campanelli d’allarme in altre aree del corporate procurement. Grazie ai risultati di questa ricerca, i responsabili dei meeting aziendali hanno ora gli strumenti per apportare cambiamenti significativi in questo settore.”

Processi & Misurazioni 

Solo un intervistato su cinque (22%) ha dichiarato di fare uso di una piattaforma online di RFP per i “simple meeting”. Queste piattaforme consentono alle aziende di sollecitare e comparare le offerte per i propri meeting.

Solo un quarto (28%) degli intervistati ha dichiarato di servirsi di indicatori di performance per misurare il valore generato dai “simple meeting” – la percentuale tuttavia aumenta in America Latina (38%) rispetto al Nord America (20%) o all’Europa (21%). Negli Stati Uniti, i meeting planner (31%) sono più predisposti ad usare indicatori di performance rispetto ai travel buyer (4%).

I partecipanti al sondaggio classificano l’ottenimento della location giusta (73%), la massimizzazione del risparmio (64%) e la conformità alle politiche aziendali (40%) come i fattori di scelta più importanti durante i processi di prenotazione e gestione dei “simple meeting”.

“Per una categoria di spesa elevata all’interno dei bilanci aziendali annuali, i “simple meeting” generalmente sfuggono al controllo esercitato invece su altre voci di costo”, afferma Bernie Schraer, Senior Vice President di MPI. “Questo studio, approfondendo metriche e processi tipici del settore, offre ai procurement manager, event planner ed altri influencer del settore una fotografia veritiera della realtà di oggi, facendo luce anche sulle priorità che i planner dovrebbero considerare nel momento in cui desiderino valorizzare i propri programmi di simple meeting.”

Metodologia di analisi  

L’analisi è stata condotta attraverso un sondaggio online somministrato a travel manager e meeting planner di aziende internazionali. Il sondaggio è stato effettuato tra il 24 aprile ed il 7 giugno 2018. É stato inviato tramite email un invito a partecipare ai membri e contatti di GBTA in tutto il mondo ed ai membri di MPI negli Stati Uniti. 562 contatti hanno risposto ad almeno una domanda. Di questi, 408 si sono qualificati come (1) in qualche modo coinvolti “nella programmazione, organizzazione e supervisione di meeting ed eventi nella propria azienda”, e come (2) professionisti del settore viaggi ed eventi. Di coloro che si sono qualificati, 260 hanno completato l’intero questionario, che includeva: 123 membri GBTA, 66 membri MPI, 15 membri di entrambe le organizzazioni e 56 individui che non appartenevano a nessuna delle due.

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