La domanda di meeting ed eventi crescerà tra il 5 e il 10% nel 2019 e la dimensione media dei meeting aumenterà in quasi tutte le aree geografiche, sulla base dello studio 2019 Meetings & Events Future Trends pubblicato oggi da CWT Meetings & Events, divisione della società globale di gestione dei viaggi d’affari Carlson Wagonlit Travel (CWT).
«Il settore meeting ed eventi a livello mondiale può attendersi un 2019 al rialzo – afferma Kurt Ekert, President & CEO di Carlson Wagonlit Travel. – Oltre alla crescente domanda in tutto il mondo, prevediamo anche a livello globale un aumento del 3,7% delle tariffe alberghiere e del 2,6% di quelle aeree».
Oltre alle previsioni dell’andamento dei costi con un dettaglio per area geografica, lo studio presenta anche la classifica delle destinazioni top per M&E in ciascuna area e offre una panoramica delle ultime tendenze del settore.
Pianificare in anticipo è la chiave. Il momento migliore per prenotare meeting ed eventi per piccoli gruppi è di 30 giorni o più, mentre per gruppi numerosi il la tempistica ideale è di oltre 75 giorni. Diversamente, i buyer rinunciano a un potenziale risparmio del 5-10%.
Lo Strategic Meeting Management (SMM) si espanderà anche al di fuori del Nord America, dove è già molto utilizzato. I dati evidenziano che lo SMM può ridurre del 22% il tempo speso per il sourcing e offrire in media un ulteriore risparmio del 19% sui pernottamenti.
«Lo Strategic Meeting Management – commenta Cindy Fisher, Senior Vice President and Global Head di CWT M&E – sposta l’ago della bilancia a favore dei clienti spingendo verso l’utilizzo dei fornitori preferenziali e analizzando la domanda per calcolare i tempi ottimali per garantire le migliori location, hotel e voli, con i prezzi più favorevoli».
Anche la tecnologia giocherà un ruolo importante. La rapida innovazione in questo settore sta contribuendo a creare esperienze più coinvolgenti e un apprendimento più personalizzato, consentendo al contempo l’acquisizione e l’analisi di moltissimi dati. Realtà aumentata, realtà virtuale, intelligenza artificiale, social media per stimolare il coinvolgimento, app ad hoc e micrositi sono alcune delle tecnologie che saranno sempre più presenti nel settore meeting ed eventi.
Le nuove tecnologie creano anche modalità più efficaci per monitorare ROI e ROE: basta pensare, ad esempio, ai dati per tenere sotto controllo la gestione dei meeting o ad app e online booking tool per prenotare i trasferimenti dei gruppi.
Queste piattaforme possono essere integrate nel processo di registrazione dell’evento, offrendo ai partecipanti l’accesso ai voli e agli hotel preferenziali in un unico strumento. Gestire online le prenotazioni, così come i viaggi d’affari in generale, aiuterà anche a ridurre i costi per i clienti. Un’altra tendenza sarà quella di utilizzare fornitori di portata globale per tutto quello che riguarda i trasporti.
L’esperienza dei partecipanti
Di pari passo con la tecnologia, aumenterà la domanda di spazi e attività non convenzionali, in particolare nelle destinazioni tradizionalmente più utilizzate per i viaggi incentive negli Stati Uniti e in Europa. I fornitori cercano di rendere l’esperienza più memorabile e gli hotel stanno investendo molto nell’area meeting ed eventi. L’utilizzo di spazi esterni insoliti come case sugli alberi, terrazze all’ultimo piano e persino isole, insieme alla “festivalization”, saranno le tendenze chiave per il 2019.
Anche il contenuti vedranno un cambiamento importante. Nel 2019 verranno sviluppati nuovi format, coinvolgendo sempre più i partecipanti nella creazione di contenuti tramite questionari, così come nell’identificazione degli argomenti e nella scelta degli speaker. Per questi non sarà più tanto importante il livello di notorietà, ma altri elementi. I TED Talks hanno infatti dato inizio a un modo completamente nuovo di presentare informazioni, mettendo in evidenza la conoscenza dell’argomento, la capacità di leggere il mercato e la connessione emozionale con il pubblico.