Una gestione efficace e digitalizzata di tutte le spese relative al proprio business è un punto di partenza importante per il successo di un’azienda. Qonto, la soluzione di business finance management leader in Europa, permette una gestione collaborativa delle spese, più agile e flessibile, dove ogni collaboratore dell’azienda ne beneficia in autonomia e partecipazione. Questo accade in particolar modo per le spese di viaggio: Qonto ha stilato una guida per iniziare a gestirle al meglio, a partire proprio dalla stesura di un documento di policy aziendale condiviso.
Una policy aziendale per la gestione delle spese è un documento formale che contiene le misure per regolamentare e ottimizzare la gestione dei pagamenti aziendali. Nel documento di policy si va a definire l’elenco dei costi ammissibili, il limite massimo per ogni tipologia di spesa, gli strumenti da utilizzare, le scadenze per la presentazione dei giustificativi e altre informazioni accessorie. L’obiettivo di una policy, che deve essere facilmente consultabile, è di fornire indicazioni il più possibile chiare e comprensibili.
In tema di spese di viaggio, una travel policy aziendale è utile sia a semplificare le gestione delle spese per i viaggi d’affari, sia per monitorare le capacità di spesa dell’impresa. Per far sì che si dimostri veramente efficace, è necessario adottare strumenti adeguati, in modo da poter delegare in tutta sicurezza una parte dell’attività, senza perderne il controllo.
I consigli di Qonto per stilare una travel policy efficace
Le informazioni utili a redigere una travel policy efficace, e allo stesso tempo flessibile, secondo Qonto sono:
- Limiti di spesa: deve essere illustrato chiaramente quello che viene pagato dall’azienda e ciò che invece non è oggetto di rimborso. Per questo dovranno essere stabilite a priori delle regole interne: il tetto massimo di spesa per i pasti, per l’alloggio, per i trasporti, ecc. Occorrerà anche definire gli importi massimi di spesa sulla base dei diversi ruoli professionali o dei reparti di appartenenza, se differenti
- Erogazione del rimborso e gestione dei giustificativi: il controllo degli scontrini si differenzia da azienda ad azienda, ci sono per esempio luoghi di lavoro in cui i giustificativi vengono raccolti in formato cartaceo e gestiti manualmente dal reparto finanziario. Altre aziende si affidano a strumenti tecnologici come Qonto, con cui è possibile dematerializzare i giustificativi e liberare sia i dipendenti sia il reparto Finance dalla collezione e la conservazione dei supporti cartacei
- Rimborso chilometrico: fondamentale per normare sia i casi in cui il collaboratore dispone di un’auto aziendale, sia il caso contrario. Quando il dipendente si sposta usando la propria auto, può essere concordato un prezzo per chilometro, su cui può incidere anche il ruolo o il reparto di appartenenza
- International mobility: in caso di trasferte internazionali, due sono le specificità da analizzare in questi casi, ovvero l’eventuale cambio di valuta (e quindi la definizione della moneta con cui il collaboratore sarà rimborsato, e la modalità) e il tema assicurativo
