Dal 1° gennaio 2026 entra in vigore l’obbligo di collegamento tra registratore telematico e POS per tutti gli esercenti che effettuano operazioni soggette a memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi. La misura, introdotta dalla Legge di Bilancio 2025, rappresenta un ulteriore passo nel percorso di digitalizzazione fiscale e di contrasto all’evasione, con un impatto diretto anche sul settore turistico, in particolare su agenzie di viaggio, hotel e strutture ricettive.
Di seguito una guida aggiornata su come funziona il collegamento RT–POS, cosa bisogna fare, quali sono le scadenze, le sanzioni previste e le implicazioni pratiche per il turismo.
Cos’è il collegamento tra registratore telematico e POS
Il collegamento tra registratore telematico (RT) e strumento di pagamento elettronico (POS) non è un collegamento fisico, ma un abbinamento digitale tra dispositivi. L’associazione avviene tramite un servizio web dedicato nell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate.
In pratica, l’esercente deve indicare:
- l’identificativo del POS (o strumento di pagamento elettronico),
- la matricola del registratore telematico,
- l’unità locale in cui i dispositivi vengono utilizzati.
L’obiettivo è consentire all’Agenzia delle Entrate di incrociare i dati dei pagamenti elettronici con i corrispettivi trasmessi, riducendo le incongruenze tra incassi e certificazioni fiscali.
Quando scatta l’obbligo e quali sono le scadenze
Decorrenza normativa
- 1° gennaio 2026: data di entrata in vigore dell’obbligo.
Avvio operativo
- Il servizio web per l’abbinamento RT–POS sarà reso disponibile dall’Agenzia delle Entrate nei primi mesi del 2026 (data comunicata con apposito avviso), presumibilmente a marzo.
Termini da rispettare
- POS già attivi al 1° gennaio 2026: abbinamento da effettuare entro 45 giorni dalla messa a disposizione del servizio web.
- Nuovi POS attivati dopo gennaio 2026: l’abbinamento va eseguito entro l’ultimo giorno lavorativo del secondo mese successivo all’attivazione.
- Le stesse scadenze valgono in caso di sostituzione o disattivazione di POS o registratori telematici.
Come funziona il nuovo obbligo RT–POS
Memorizzazione dei pagamenti elettronici
I dati relativi ai pagamenti elettronici devono essere memorizzati al momento dell’operazione e risultare coerenti con il corrispettivo certificato.
Documento commerciale
Nel documento commerciale (ex scontrino) deve essere indicata in modo chiaro la modalità di pagamento e l’importo incassato tramite strumenti elettronici.
Trasmissione dei dati
I dati dei pagamenti elettronici vengono trasmessi in forma aggregata giornaliera, insieme ai corrispettivi telematici già inviati all’Agenzia delle Entrate.
Cosa devono fare gli esercenti entro fine 2025: checklist operativa
1. Censire registratori di cassa e POS
Verificare:
- quanti registratori telematici sono attivi,
- quanti POS fisici o virtuali sono utilizzati,
- in quali unità locali o reparti operano.
2. Accedere al portale “Fatture e Corrispettivi”
L’operazione può essere effettuata:
- direttamente dall’esercente,
- oppure tramite commercialista o intermediario delegato.
3. Effettuare l’abbinamento RT–POS
Associare correttamente ogni POS al registratore telematico e all’unità locale di riferimento.
4. Aggiornare i dati in caso di variazioni
Ogni cambio di POS, sostituzione dell’RT o modifica dell’unità locale richiede un nuovo abbinamento entro i termini previsti.
Sanzioni per chi non rispetta l’obbligo
Il mancato rispetto del collegamento tra registratore telematico e POS comporta sanzioni amministrative rilevanti:
- Mancato collegamento RT–POS: sanzione da 1.000 a 4.000 euro.
- Omessa o errata trasmissione dei dati dei pagamenti elettronici: 100 euro per ciascuna trasmissione, fino a un massimo di 1.000 euro per trimestre.
- Nei casi più gravi o reiterati è prevista anche la sospensione dell’attività.
Oltre alla sanzione, aumenta il rischio di controlli fiscali in caso di discrepanze tra incassi elettronici e corrispettivi dichiarati. Sul piano pratico, la conseguenza più immediata per molti operatori è l’aumento del rischio di “segnalazioni” e controlli quando i flussi risultano incoerenti: pagamenti elettronici elevati, corrispettivi più bassi, o viceversa.
Collegamento POS–registratore di cassa: cosa cambia per il turismo
Agenzie di viaggio
Molte agenzie operano prevalentemente con fatturazione, ma l’obbligo riguarda tutte le operazioni certificate tramite registratore telematico, come:
- diritti di agenzia,
- fee di servizio,
- vendite al banco con documento commerciale.
Se l’agenzia utilizza un RT, dovrà collegare tutti i POS utilizzati in front office, inclusi quelli mobili.
Hotel e strutture ricettive
Nel comparto alberghiero la complessità è maggiore:
- più punti cassa (reception, bar, ristorante, spa),
- più POS associati a reparti diversi,
- pagamenti anticipati, acconti e saldi.
È fondamentale evitare che un POS venga utilizzato senza essere correttamente associato al registratore telematico del reparto di riferimento.
Cosa conviene fare entro fine 2025
Per arrivare preparati al nuovo obbligo RT–POS è consigliabile:
- mappare tutti i pagamenti elettronici utilizzati in azienda,
- verificare la corretta attivazione dei registratori telematici,
- coordinarsi con commercialista, fornitore del gestionale e provider dei pagamenti,
- predisporre una procedura interna per la gestione di POS stagionali o sostituzioni frequenti.
Il collegamento tra registratore di cassa e POS dal 2026 non è solo un adempimento tecnico, ma un passaggio strutturale che impatta direttamente sull’organizzazione operativa, soprattutto nel settore turistico, dove pluralità di incassi e stagionalità rendono il controllo dei flussi ancora più delicato.
