Quando penso a un grande evento fieristico perfettamente riuscito, penso ormai da anni a IPW. Ne parlo come esempio nelle giornate di formazione, ne racconto in aula o negli incontri con i clienti che mi chiedono come realizzare profitti in una manifestazione nazionale o internazionale.

Da quando sette anni fa ho scoperto il POW WOW, si chiamava così all’epoca, mi si è aperto un mondo che non credevo possibile se non nella teoria. Invece IPW, si chiama così da ormai quattro anni, è un esempio di creatività applicata alla metodologia e alla logica più ferrea. IPW è un’equazione dal risultato di successo, una manifestazione che fa della ripetizione una continua innovazione.

IPW è ogni anno una grande “spot pubblicitario sulla destinazione che lo ospita” (come l’ha definito quest’anno il presidente dell’Ente del turismo di Washington Elliott L. Ferguson) ma anche sulla nazione. Le ragioni del successo sono semplici: dimostrare dati alla mano l’efficacia della presenza, della partecipazione; dare un segnale forte ogni anno sulla reattività del mercato del turismo, degli incentive e degli eventi; aprirsi al Mice e alle contaminazioni senza paura. Mostrando che una destinazione può avere molteplici aspetti, da esplorare con ragioni differenti ma tutte profittevoli per chi organizza.

La “macchina” di IPW si muove con la lentezza pachidermica della forza trascinante. Ogni edizione costa mediamente 6-7 milioni di dollari. Ogni edizione coinvolge volontari e città ospitante come un’Olimpiade. Solo che invece del quadriennio di attesa ha solo 365 giorni tra un’edizione e l’altra. Ospitare IPW è un affare immediato e a lungo termine. I dati parlano chiaro. Secondo Rockport Analytics, l’impatto diretto nell’anno successivo alla fiera è di quasi 13 milioni di dollari in ritorni di immagine e vendite di prodotti, camere d’hotel, servizi di ricezione ed eventi che volano nel triennio successivo fino a quasi due miliardi di dollari. La fiera genera anche ritorni indiretti in termini di beneficio sociale: si parla di 6mila posti di lavoro creati ogni edizione negli anni successivi per la città, oltre a un volano di tasse indirette generate.

Ma qual è il segreto del successo? La meticolosità, la precisione, la regola quasi militare. In Europa e in Italia spesso facciamo dell’improvvisazione una virtù capace di risolvere ogni situazione. E’ la nostra forza, ma anche la nostra debolezza. Senza metodo non c’è ripetizione del successo, perché non c’è una traccia scritta, una regia. IPW invece è profondamente schematizzato: le conferenze stampa, gli incontri, la ripetizione dei discorsi delle conferenze stampa nei pranzi comuni con oltre 8mila persone ai tavoli durante la giornata di lavoro, le feste di apertura e chiusura che ogni anno coinvolgono i partecipanti stupendoli con le meraviglie della città ospitante, mostrando lati che sarebbero difficili da vedere in altri momenti.

IPW è immutabile in una formula che macina successi perché pensata in modo preciso come un meccanismo di alta orologeria. Il lavoro di preparazione dura un periodo di quasi due anni precedenti la fiera; anni durante i quali si radunano i volontari, si cercano gli sponsor, si preparano le location, si lavora allo sviluppo degli aeroporti e delle infrastrutture di ricevimento, si pulisce la città affinché sia splendente e intrigante. Ma soprattutto si promette agli investitori un ritorno sulla loro partecipazione che ormai ha dati concreti di successo. In un evento fieristico, chi partecipa vuole questo: un investimento ad alto tasso di conversione. E IPW seleziona con cura i buyer, invita giornalisti di provata esperienza sul campo, regala momenti di altissimo show che fanno ricordare l’esperienza, apre le porte a location che nessuno potrebbe vedere in altri momenti o alle quali potrebbe arrivare solo con infinita fatica.

IPW consente infatti a buyer, espositori, giornalisti e ospiti, una full immersion nella destinazione, una esperienza totalizzante e indimenticabile; in cinque giorni gli ospiti vivono un tourbillon di momenti che moltiplicano il ricordo in immagini quasi da caleidoscopio. Una giornata si apre a incontri continui che lasciano alla sera stanchi ma consapevoli del valore degli impegni portati a termine, prima di una serata che si divide in più feste, più presentazioni. IPW è un gioiello che mixa business meeting e networking relazionale serale.

Chi ha partecipato una volta ha imparato a capirne i segreti. Il piacere di tornare ogni anno, ritrovare amici e complici (e non solo partner commerciali), sapere che sarà una nuova edizione di ricordi ed emozioni. Queste le radici di una manifestazione che ripete il successo di anno in anno e annuncia con largo anticipo le edizioni successive per creare attesa e voglia di partecipazione e appartenenza. Essere nella “famiglia” di IPW, a qualsiasi livello, è infatti un po’ orgoglio e un po’ consapevolezza di partecipare a qualcosa di unico.

Credo che sia un modello di facile razionalizzazione e difficilissima realizzazione. Perché richiede un forte committment per trasformare ogni edizione in un successo. Perché appare come estremamente creativa, fantasiosa, ricca di eventi nell’evento, e invece è frutto di applicazione e metodo, ripetizione, calcolo e studio. Ma visti i risultati, credo sia davvero un esempio che tanti organizzatori nostrani dovrebbero studiare per non trasformare la loro fiera in una voragine mangiasoldi invece che in un generatore di business.

 

 

 

 

 

 

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