Finalmente qualcosa si muove! Prendo spunto dalla coraggiosa e interessante iniziativa “Gare Chiare”, che sposo pienamente, promossa da 23 agenzie di comunicazione ed eventi in Italia, per allargare il discorso dei preventivi a tutti i rappresentanti della filiera della meeting industry, inclusi gli hotel e tutti i fornitori di servizi.
Il mancato rispetto della professione è dilagante e non è solo attribuibile alla scarsa cultura degli eventi da parte dei clienti committenti. Del resto interroghiamoci sulle responsabilità: chi ha messo il cliente azienda su un piedistallo, senza calcolarne le conseguenze? Risposta: tutti noi operatori planner e supplier made in Italy.
Che i preventivi siano a tutti gli effetti un progetto non è cosa di oggi, perché di meeting design si parla dal 2006. Sono almeno 15 anni che lo sport preferito da molte aziende è quello di praticare lo “shopping around” chiedendo a 4-5-10 agenzie contemporaneamente di partecipare a una gara (quando e se dichiarata, senza che ci sia alcuna tutela legale delle idee presentate per le agenzie), ma in questi anni assistiamo sempre più a un imbarbarimento generale del modo di chiedere e rispondere ai preventivi, sia da parte di alcune agenzie sia da parte di fornitori di servizi.
Nella mia attività di consulente e event designer vedo arrivare richieste di preventivo di due-tre righe, quasi mai con un programma dettagliato per giornate, con obiettivi e target esposti e soprattutto con indicazioni di budget. Perché? La risposta più scontata: il cliente non ha le idee chiare. Ma chi è che gliele deve chiarire? L’interesse oggi sta nel “macinare” più che nell’impastare gli ingredienti giusti, presi dalla smania compulsiva di rispondere nelle 24-48 ore e di prendere business a tutti i costi.
Per non parlare di tariffe alberghiere fai-da-te che bruciano il mercato. Più che richiedere l’1% come quota di partecipazione da destinare alle agenzie, bisognerebbe che agenzie e fornitori di servizi, in quanto co-partner, chiedessero al cliente un fee base per la stesura del preventivo, da scalare nel caso in cui l’evento venisse confermato. Se tutti fossimo solleciti e coraggiosi, le aziende smetterebbero di approfittarsi della disponibilità di noi professionisti. Del resto se l’azienda si rivolge a un avvocato per una pratica, questa è forse elaborata a titolo gratuito? Non credo proprio.
I preventivi, complessi e non, richiedono ore di lavorazione, a volte anche settimane e non solo per le agenzie, ma per tutti coloro che sono coinvolti nel progetto. Penso sia utile esporre sul preventivo in uscita il tempo complessivo impiegato a realizzarlo e quantificarne il valore in base a una tabella tariffaria stabilita, condivisa e concordata ufficialmente tra cliente e stakeholder, esattamente come avviene per la parcella di un professionista medico, commercialista, avvocato. Questa modalità rimetterebbe in equilibrio il tutto, darebbe valore al lavoro di preparazione e al progetto, educherebbe il cliente indisciplinato, scremerebbe agenzie e fornitori di servizi in nome della professionalità e della qualità di architetti degli eventi.