AITMM, Associazione Italiana Travel Mobility Manager si è confrontata durante le ultime 48 ore con i suoi associati e la community di Travel for business per delineare possibili linee guida per la gestione delle trasferte aziendali a seguito dell’emergenza Coronavirus -COVID-19 che ha colpito anche l’Italia.
Dal tardo pomeriggio di venerdì 21 febbraio il confronto è stato serrato e continuo con l’obiettivo di valutare le azioni comuni e le linee guida in tema di salute e sicurezza del personale viaggiante da suggerire alle aziende. Una vera e propria task force che ha coinvolto quasi 50 travel manager di importanti aziende e organizzazioni.
“Il Travel Manager ha dimostrato ancora una volta quanto il suo ruolo sia fondamentale anche per la sicurezza del personale viaggiante, e nel contempo confrontarsi con le altre strutture aziendali per adottare le misure necessarie per la tutela del business aziendale” ha dichiarato il presidente AITMM Paolo Tedesco e mobility manager di Sogei.
Il gruppo di lavoro, nel tener conto delle comunicazioni e misure di prevenzione date attraverso i canali ufficiali, ha condiviso insieme agli associati e la community di Travel for business alcune indicazioni generali per valutare le misure a scopo precauzionale utili per la tutela dei dipendenti viaggiatori, e per una gestione che assicuri anche totale incolumità dei dipendenti in azienda:
-istituzione di una unità di crisi promossa dal Travel Manager all’interno della propria organizzazione quando questa non fosse ancora stata intrapresa. Analisi e valutazione di un “Travel contingency plan” interno aziendale.
-istituzione di una casella mail aziendale o numero telefonico dedicato per raccogliere le diverse e possibili segnalazioni dei viaggiatori.
-attivazione di una procedura autorizzativa straordinaria delle trasferte di lavoro e verifica requisiti in tema di travel risk management.
- valutazione e analisi delle coperture assicurative per le trasferte in corso o necessarie.
- attivazione di un protocollo sanitario per il monitoraggio dei dipendenti che tornano da una trasferta o da un viaggio privato.
-adozione di forme di lavoro agile per i lavoratori delle aree interessate al contagio, con valutazione di estensione anche ad altri lavoratori aziendali. Incentivazione dello smart working, laddove previsto e possibile.
-confronto urgente con ufficio ITC aziendale per attivazioni connessioni da remoto. - possibilità di adottare forme alternative come video conferenze per viaggi non estremamente necessari e fino a nuove indicazioni ufficiali.
“Questa task force dimostra quanto il ruolo del Travel Manager sia stato fondamentale per affrontare in modo proattivo la gestione di questa crisi, dando spesso per primi i suggerimenti su comportamenti e azioni in tema di sicurezza a tutto tondo” Ha aggiunto Tedesco “Per questo AITMM continuerà il confronto con i suoi associati e invita le aziende a contribuire alla definizione di ulteriori linee guida che garantiscano nel continuo la sicurezza del viaggiatore e la salvaguardia del business e delle attività lavorative aziendali”.
