Per i meeting aziendali negli ultimi anni si registra un’inversione di tendenza con le grandi corporation (soprattutto hi-tech e multinazionali) che tendono con sempre maggior frequenza a dotare i propri uffici di sale riunioni attrezzate, dove evitare qualsiasi calo di connessione e problema di sicurezza.
Si moltiplicano contestualmente le location anche temporanee dove organizzare eventi ed esposizioni.
In un mercato così ultra competitivo ecco le nostre 7 mosse suggerite agli hotel per vendere la propria sala meeting o i propri spazi eventi.
Prima però qualche numero: secondo la ricerca OICE nel 2016 sono stati organizzati oltre 380 mila eventi. Di questi, l’80% caratterizzato da incontri con un numero di delegati partecipanti compreso tra i 25 e i 99.
Per intercettare questo target, fatto anche di eventi una tantum, è fondamentale una presenza strutturata sul web, ma anche un continuo lavoro sui contenuti online e offline. E’ altresì importante garantire un alto livello di professionalità per intercettare una clientela molto esigente e poco propensa a perdonare errori.
Il vostro sito: mappa SEO e one click
Partiamo dal vostro sito internet ufficiale, che non deve solo essere veloce nel caricare, con grandi immagini e video che presentino al meglio la struttura e i suoi servizi, ma deve anche posizionarsi a livello organico nelle prime posizioni di Google per parole chiave strategiche come per esempio: “sala meeting + città” “location eventi + città” declinati in diverse lingue. Tante altre possono essere aggiunte o trovate consultando siti come AnswerThePublic, che per ogni parola chiave fornisce le domande più frequenti o, per chi usa Google Adwords, il Google Keyword Planner.
Le stesse regole vanno applicate nella traduzione delle pagine italiane nelle lingue straniere. Selezionare i mercati per voi più interessanti e cominciare le traduzioni da quelli per non disperdere soldi ed energie.
Create diverse landing page per le diverse ricerche su cui intendete posizionarvi e fate in modo che da queste pagine si arrivi in modo diretto alla possibilità di prenotare o richiedere un preventivo dettagliato: l’acquisto con un solo click è quello che ha sancito il successo di Amazon.
Se il vostro inserzionista dovesse invece atterrare sulla home page ricordatevi la regola dei tre click, il numero massimo con cui qualunque contenuto del sito deve essere raggiungibile.
Digital Pr e SEO organica
Per scalare le Serp ( le pagine dei risultati di Google) non basta impostare il vostro sito internet al meglio. Bisogna lavorare costantemente per ottenere pagine che parlano di voi e che, idealmente offrano un link verso il vostro sito, quella che in gergo viene chiamata link building. Come? posizionando per esempio link alla vostra pagina web su siti ritenuti affidabili da Google o realizzare notizie di attualità, per esempio creando articoli su importanti manifestazioni che si svolgono nelle vicinanze della vostra struttura, sfruttando il lasso di tempo che precede la manifestazione per intercettare su Big G turisti in arrivo, ma anche per ispirare qualche organizzatore con attività di pre o post tour.
Questo genere di articoli possono poi essere inviati alla stampa e ai blog di settore che possono consentire una visibilità ancora maggiore, specie se hanno accesso alla piattaforma di Google News che favorisce un ulteriore posizionamento nei risultati di ricerca.
La figura che vi serve in questo contesto si chiama Digital Pr, l’evoluzione dell’ufficio stampa, che non si limita ad inviare comunicati testuali ma che si attiva affinché i contenuti pubblicati siano scritti al meglio e contengano le parole chiave di riferimento e i link al vostro sito web
RFP & BOOKING ONLINE
Rimanendo su siti esterni sono molteplici in Italia e all’estero i motori di ricerca e le piattaforme online dedicate alle richieste preventivo per gli hotel con sale meeting o location per eventi.
Suggerimenti? Per intercettare gli organizzatori italiani i portali più famosi sono Meeting e Congressi, Meeting Hub , Italia Convention, Più per location ma da monitorare anche per la possibilità di direct booking è What a Space.
A livello internazionale Cvent e HRS ai quali si è recentemente aggiunto Meeting Package che offre anche soluzioni di direct booking.
Social e Pubblicità Digitale
Non sottovalutate, come canale di promozione gratuito, l’utilizzo di social, in particolare quelli dove le immagini sono predominanti come Instagram o meglio ancora Pinterest, utilizzato moltissimo a livello internazionale per pubblicizzare e vendere i propri spazi.
Se parliamo di sponsorizzazioni però, il social network che consente di profilare nella maniera più dettagliata possibile il target, soprattutto se si tratta di intercettare grandi organizzatori eventi è sicuramente LinkedIn.
Costi leggermente più alti rispetto a social network più popolari come Facebook, ma resa maggiore, a patto che si strutturi una campagna creativa di livello e si profilino nel dettaglio la tipologia di user che si vogliono raggiungere. Più dettagliata sarà la vostra selezione, minore sarà il costo per click richiesto.
Suggerimenti? Sporcatevi le mani !
Gli spazi eventi da contenitori a contenuto
Dal web alla realtà, alberghi e location rappresentano non solo se setssi, ma l’intero territorio dove si collocano. Fanno parte di un tessuto urbano che possono contribuire a migliorare attraverso la realizzazione di eventi culturali, di intrattenimento e corsi di formazione.
La sala meeting e gli spazi devono vivere 365 giorni l’anno: questo contribuirà a creare un aumento delle richieste d’affitto e al contempo favorirà entrate di cassa legate a bar ristorante, o merchandising interno.
Suggerimenti? Affidarsi a un’agenzia fortemente radicata sul territorio potrebbe facilitare le operazioni.
FIERE E WORKSHOP
Incontrare de visu il proprio possibile cliente è sempre la soluzione migliore per poter chiudere affari.
Sono molteplici le soluzioni anche in questo contesto.
Suggerimenti? A livello internazionale le garanzie, ormai da anni si chiama IMEX Las Vegas e IMEX Francoforte, IBTM Barcellona, The Meeting Show UK. Se non volete avventurarvi da soli potrebbe essere una buona idea contattare la rappresentanza del Convention Bureau Italia
Anche in Italia l’offerta è molto vasta: lo stesso Convention Bureau Italia a Bologna, dall’1 al 3 Novembre organizzerà Italy at Hand con 45 buyer europei
L’event manager
Come testimoniano diverse agenzie di eventi, nella scelta della location o dell’hotel per il loro prossimo evento, la figura di un event manager preparato, capace di risolvere problematiche e favorire contatti con fornitori strategici, soprattutto quando si lavora fuori dalla propria piazza di competenza, fa una grande differenza, pesando sulla scelta finale per oltre il 50%.
Figura consolidata all’interno delle grandi catene, meno negli alberghi singoli e a gestione familiare.
Suggerimenti? Se siete in cerca di un event manager per la vostra struttura monitorate il sito http://www.jobintourism.it/job/
Se invece ne avete in casa uno bravissimo iscrivetelo a Q Factor, il primo talent show degli eventi aziendali che premia hotel e location in programma il prossimo 13 Settembre a Milano nel corso di Digital Mice 2.