Come professionista del mondo della vendita di viaggi, sai già che la creazione di un itinerario, con più tappe, su misura per un cliente è un’attività complessa, che richiede diverse ore di tempo. La chiave per avere un’attività redditizia è avere un sistema semplice, che riduca al minimo il costo di vendita, aumentando il tasso di conversione.

Vediamo insieme 5 consigli che ti aiuteranno ad ottimizzare il tuo sistema di vendita, aumentando il numero di viaggi venduti. Ma prima vediamo cosa significa tasso di conversione e qual è il costo dei preventivi non convertiti, che sono 2 elementi chiave quando si tratta di vendere viaggi.

Quanto costa una vendita?

Avrai sicuramente sentito parlare di tasso di conversione. Non è altro che la percentuale di preventivi che si trasformano in vendite.
Ovviamente il numero dovrebbe essere il più alto possibile. Immagina come sarebbe se ogni preventivo si trasformasse in una vendita! Come già sai, è piuttosto improbabile…
Ma il costo di ogni preventivo inciderà sul tuo profitto. Conoscere il tuo tasso di conversione è importante per poter calcolare il costo di vendita.

Come si calcola il tasso di conversione di una vendita?

Abbastanza semplice: dividi il numero delle conversioni per il numero dei preventivi per ottenere una percentuale.

Facciamo un esempio: 25 vendite / 100 preventivi = tasso di conversione del 25%

Ci sono diversi fattori che influenzano il tasso di conversione quindi non esiste un numero magico a cui un’azienda dovrebbe puntare.
Tutte le agenzie di viaggi dovrebbero avere come obiettivo l’aumento del loro tasso di conversione, riducendo così al minimo i costi dei preventivi non convertiti. Più è costoso produrre un preventivo, maggiore deve essere la percentuale di conversione.

Costo dei preventivi non convertiti

Ogni preventivo che non si trasforma in una vendita ha un costo quantificabile per la tua agenzia.
Per calcolare quanto spendi per i preventivi, prendi in considerazione il tempo medio che tu o un membro del tuo team impiega per creare un preventivo, insieme al costo orario (come dipendenti, per esempio).

Ecco un esempio, considerando un tempo medio di 2,5 ore per la creazione di un itinerario su misura e un costo orario di 10 euro/ora:

Se ogni preventivo costa 25 euro (2,5 ore con un salario di 10 euro/ora), il costo di vendita è di 100 euro con un tasso di conversione del 25% (come abbiamo visto sopra).

((25 euro X 100 preventivi = 2500 euro) / 25 Vendite = 100 euro)

Aumentare il tasso di conversione anche solo del 10% porta ad un abbassamento importante del costo del preventivo.
I tassi di conversione sono estremamente importanti per definire i costi reali della tua agenzia e per assicurarsi di avere la giusta marginalità.

Considerando questi elementi, ecco i 5 consigli per vendere più viaggi:

1 – Velocizza la creazione di preventivi

Puoi lavorare in 2 direzioni:

  • rispondere velocemente alle nuove richieste ricevute
  • migliorare il processo di creazione di preventivi.

Per rispondere più velocemente alle nuove richieste puoi impostare un processo automatico via email, con l’aiuto di una piattaforma d’invio. In questo modo potrai comunicare al potenziale cliente i tempi di presa in carico della richiesta, i vari step che seguono, anticipare alcune domande che ti aiuteranno ad essere preparato durante la conversazione.

Migliorare il processo di creazione di preventivi è più impegnativo. Puoi acquistare un software che ti permette di creare preventivi velocemente ma se non hai ancora a disposizione il budget per farlo, dovrai organizzarti meglio internamente, analizzando con attenzione tutto il processo di creazione e standardizzando il più possibile.

2 – Punta sulla qualità


Non si tratta solo di velocità. L’obiettivo di un preventivo dovrebbe essere quello di convincere il potenziale cliente che è di fronte alla migliore proposta per la sua prossima vacanza.

“L’occhio vuole la sua parte” quindi studia dei modelli di preventivi scegliendo con cura le immagini, che dovranno essere in alta risoluzione, l’impaginazione ed i testi che accompagnano le varie descrizioni.

Non limitarti a copiare e incollare testi dai siti dei fornitori ma vai oltre, sorprendi chi deve sceglierti con elementi differenzianti.

I preventivi non curati convertono male quindi investi del tempo a capire se è necessario intervenire per migliorarli. A parità di costo, un cliente guarderà anche la cura che hai messo nella creazione grafica del preventivo e sceglierà quello più accattivante.

3 – Dai la giusta importanza al follow up

Sapevi che quasi l’80% delle vendite avviene dopo 5 follow-up?
Come ti posizioni in questo contesto? Invii il preventivo e aspetti che sia il cliente a contattarti o fissi in agenda la telefonata per il riscontro?

I follow-up richiedono tempo, ma dopo aver investito nella preparazione dei preventivi nei minimi dettagli, non fare il follow-up potrebbe significare una notevole riduzione del tasso di conversione.
Molte agenzie dedicano così tanto tempo alla preparazione di preventivi che sono sempre indietro con il loro invio quindi spesso il follow-up non viene fatto.

4 – Evita di fare errori

Gli errori nell’organizzazione di viaggi possono verificarsi e influenzeranno negativamente il costo di vendita. Siamo umani e la pianificazione di itinerari di più giorni può essere incredibilmente complicata.

La maggior parte degli errori si verificano quando si spostano dati da una piattaforma all’altra. La cosa migliore sarebbe avere un software in grado di facilitarti l’inserimento ed il calcolo di ogni singolo servizio.

Guadagnare la fiducia di un cliente è già difficile. Se invierai preventivi senza errori sarà più probabile mantenere la fiducia ottenuta e vendere più viaggi.

5 – Coltiva ottimi rapporti con i clienti fedeli

Rimango sempre sorpresa da quanto le agenzie investono in pubblicità per attrarre nuovi clienti rispetto al budget dedicato a nutrire il rapporto con i clienti acquisiti, che è sempre inferiore o addirittura inesistente.

Il modo migliore per vendere di più è prendersi cura dei clienti esistenti, restando in contatto per organizzare i loro futuri viaggi e coinvolgendoli a raccomandarti ad amici e parenti, attraverso incentivi e trattamenti speciali, dedicati a loro.

Il canale migliore per fare questo è la newsletter. Ma esistono ovviamente anche altri, come per esempio l’attivazione di una tessera punti in agenzia.

Inoltre il CRM (gestionale) che usi dovrebbe aiutarti a categorizzare i clienti (e i lead) per permetterti di inviare comunicazioni mirate, in base alle preferenze.

Incentiva i clienti più fedeli a condividere i tuoi post. Si trasformeranno in porta voce per il tuo brand! A volte basta una semplice condivisione di un tuo contenuto sui loro profili personali per portare nuove vendite.

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Di Roxana Ilie

Roxana Ilie è Digital Strategist e formatrice, fondatrice di Professione Travel Agent. Dal 2018 aiuta agenti e consulenti di viaggi a mettere in pratica le giuste strategie per promuoversi online e offline, per vendere più viaggi. Puoi seguirla sul suo account Instagram @professionetravelagent

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